S’adapter à une nouvelle normalité avec de nouvelles façons de tenir des réunions dans les coopératives d’habitation

Publié le 23 juillet, 2020

Depuis l’entrée en vigueur des restrictions liées à la COVID-19, les coopératives d’habitation et leurs fédérations ont dû relever le défi de tenir les réunions nécessaires à leur fonctionnement.

La FHCC a agi rapidement pour former une équipe d’intervention liée à la COVID-19. Nous avons :

• envoyé un sondage à nos membres pour connaître leurs besoins
• élaboré de nouvelles ressources
• organisé des discussions ouvertes virtuelles avec des gestionnaires et des employés pour échanger des idées et nous soutenir mutuellement

« Il est important de ne pas baisser la garde lorsque les restrictions liées à la COVID-19 sont levées. Beaucoup de coopératives desservent des populations plus vulnérables, notamment des personnes âgées, et nous savons qu’elles sont préoccupées par leur bien-être », affirme Patricia Tessier, directrice des services aux membres à la FHCC. « La FHCC a élaboré une ressource portant sur différents formats pour organiser des réunions de membres afin d’aider les coopératives d’habitation à répondre à leurs besoins, à respecter leurs obligations juridiques, à encourager la participation de tous les membres et à rester en sécurité durant cette période difficile. »

Les coopératives organisent des AGA virtuelles

À l’approche de l’AGA, certaines coopératives ont commencé à faire l’essai des plateformes de réunions en ligne comme Zoom ou Google Meet. Les fédérations se sont efforcées de trouver des façons d’appuyer cette initiative. Même si elles ne sont pas idéales pour tout le monde, les réunions virtuelles ont aidé les participants à s’occuper d’affaires importantes, comme la tenue d’une réunion budgétaire ou l’organisation d’une activité de formation.

L’Old Grace Housing Co-op à Winnipeg a tenu son AGA en ligne, en prévoyant des dispositions pour ceux qui ne pouvaient pas avoir accès à la technologie nécessaire. Le président du conseil d’administration, Carl von Baeyer, a décrit le succès et les défis d’organiser une AGA en ligne.

« Cela s’est mieux passé que je ne l’espérais parce que nous avons atteint les objectifs que nous nous étions fixés pour la réunion », a-t-il déclaré. « Ce n’était pas aussi gratifiant et personnel qu’une réunion en face à face et il y a eu quelques pépins, mais j’ai été impressionné par la participation. »

Sur 91 membres, 61 ont assisté à l’AGA de l’Old Grace Co-op, une augmentation importante par rapport aux années précédentes. Alors que la majorité participait en ligne, huit membres ont assisté en personne dans une salle commune où un grand écran montrait la réunion sur Zoom. Le principal défi a été le manque de bande passante suffisante. La mauvaise qualité du son a obligé les organisateurs à fermer la vidéo.

« Le fait de fermer la vidéo a amélioré la bande passante », a indiqué M. von Baeyer. « Je pense que c’était la bonne décision, mais les gens ne pouvaient pas se voir et les gestes et les expressions faciales peuvent être importants dans la communication. »

Conseils aux coopératives qui envisagent des AGA virtuelles

Quels conseils M. von Baeyer donnerait-il aux autres coopératives qui envisagent cette option ? « Ne verrouillez pas la réunion », a-t-il indiqué. « Si tout le monde a un mot de passe pour participer, ce n’est pas nécessaire, et si vous la verrouillez et que quelqu’un est coupé, il ne peut plus revenir. »

Il conseille également d’organiser une répétition la veille afin que les gens puissent se familiariser avec le support, ainsi que pour pratiquer les routines que vous prévoyez utiliser, comme le comptage des votes, en particulier si vous intégrez les votes d’un petit groupe en personne avec les résultats des sondages de Zoom.

Problèmes juridiques dans certaines provinces

En Ontario, alors que les membres du conseil d’administration pouvaient se réunir par voie électronique, la loi provinciale interdisait aux coopératives de tenir des réunions de membres en ligne. La FHCC a réussi à faire pression sur le gouvernement provincial pour qu’il apporte une modification réglementaire à la Loi sur les coopératives afin de permettre les réunions par voie électronique durant la pandémie.

Cela a permis à la Bread and Roses Co-op à Kitchener de tenir sa réunion budgétaire en ligne. « La participation a augmenté et tout s’est bien passé », a déclaré le gestionnaire Scott Stager Piatkowski. « Nous avions une option d’appel pour ceux qui n’avaient pas accès à la technologie. » Ils ont constaté que le plus grand défi était d’assurer un vote à bulletin secret, ce qui les amenés à décider de ne pas organiser d’élection du conseil d’administration. Dans certaines parties de notre secteur, le défi a été moindre grâce aux innovations qui ont précédé la pandémie. En Nouvelle-Écosse, la Compass Nova Scotia Co-operative Homes Ltd tient des réunions du conseil et des assemblées générales des membres de façon virtuelle depuis plus d’un an. Le fait que les logements étaient répartis à l’échelle de la province a fait en sorte qu’il était essentiel pour les membres de pouvoir s’engager dans la démocratie de la coopérative.

En Colombie-Britannique, la fédération soutient les réunions virtuelles

La pandémie semblait d’abord être une situation temporaire, à laquelle il fallait s’adapter jusqu’à ce que les choses reviennent à la normale, mais elle est devenue un scénario à long terme.

« Nous apprenons au fur et à mesure », a déclaré Thom Armstrong, directeur général de la Co-operative Housing Federation of BC, qui aide maintenant à organiser des réunions virtuelles. La fédération offre des services payants pour une foule de choses, allant du soutien technique à des services d’hôte pour les réunions. « C’est modulaire », a précisé M. Armstrong. « Le prix est basé sur le service dont vous avez besoin. » Les coopératives peuvent choisir le degré ou le type de soutien qu’elles veulent, dans une variété de plateformes communes pour les réunions en ligne.

Communiquer avec les membres

La plupart des fédérations et beaucoup de coopératives d’habitation ont fait de la communication durant la COVID-19 une priorité.

« Nous avons essayé de transmettre les informations essentielles à nos membres », a précisé Blair Hamilton, gestionnaire régional pour les Prairies, à la FHCC, « en distillant les messages du gouvernement en fonction de ce que les membres des coopératives doivent savoir et en aidant les coopératives à comprendre les directives provinciales sur le déconfinement et ce qui est ou n’est pas un service essentiel. Il y a beaucoup d’innovation et d’expérimentation en cours. Les relations et la communication sont plus importantes que jamais. »

Son message aux coopératives ?

« Dans le doute, communiquez avec nous. Si nous ne connaissons pas la réponse, nous essaierons de trouver la solution qui convient à votre situation. »