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Les coopératives d’habitation et la COVID-19

Publié le 17 mars, 2020

Mis à jour le 2 avril 2020

Dans votre coopérative d’habitation

Événements de la FHCC

Services aux membres de la FHCC

Foire aux questions

Exemple de lettre au registraire

Nous sommes conscients que nous sommes dans une période difficile et incertaine, mais la FHCC et là pour appuyer votre coopérative d’habitation durant cette situation qui évolue rapidement.

Cette page vous fournit des mises à jour sur les services et les événements de la FHCC dans le contexte de la COVID-19, ainsi que des renseignements sur ce que les coopératives d’habitation peuvent faire pour assurer la sécurité de leurs membres, tout en maintenant leurs activités.

Nous recueillons également des renseignements propres aux provinces pour les coopératives d’habitation :

Visitez la page d’information COVID-19 de votre fédération régionale pour les mises à jour en Colombie-Britannique et au Québec (de CQCH et FECHIMM).

Nous continuerons de mettre à jour les informations sur cette page et ajouterons des informations pour les autres provinces à mesure que de plus amples détails seront disponibles.

Dans votre coopérative d’habitation :

Les responsables de la santé conseillent à chacun de suivre les mesures visant à prévenir ou à ralentir la propagation du virus. Pour les renseignements et les conseils les plus complets et les plus fiables, allez sur le site Web de l’Agence de la santé publique du Canada. Ce site renferme des conseils sur les préparatifs pour les collectivités et un outil utile pour évaluer le risque de tout rassemblement de masse. Vous pouvez également consulter les autres mises à jour locales sur le site Web de votre gouvernement provincial ou municipal. Pour des nouvelles sur la situation mondiale, allez sur le site de l’Organisation mondiale de la santé.

Veuillez voir ci-après pour obtenir des réponses à la Foire aux questions posées par les coopératives d’habitation, notamment sur la manière d’assurer la sécurité de votre communauté et le fonctionnement de votre coopérative.

La FHCC s’engage auprès des gouvernements pour s’assurer que les coopératives d’habitation et leurs membres seront soutenus pendant la campagne de lutte contre la propagation de la COVID19 :

  • Pour les coopératives ayant un accord d’exploitation administré par le gouvernement fédéral, la SCHL a annoncé une nouvelle prolongation de la phase 1 de l’IFLC jusqu’au 31 août 2020 afin de protéger les ménages qui reçoivent une aide fédérale au loyer indexée au revenu. Les coopératives qui participent à la phase 1 continueront de recevoir leur niveau d’aide actuel jusqu’au 31 août 2020. Les coopératives auront donc le temps d’examiner, de signer et de renvoyer l’accord IFLC-2 à la SCHL et d’éviter l’interruption du financement. Cela signifie que les fonds de la phase2 commenceront à être distribués en septembre 2020. Il est prévu qu’ils annoncent d’autres mesures financières, de la flexibilité et une assistance selon les besoins.
  • Le gouvernement de l’Ontario a annoncé qu’il fournira un financement de 200 millions de dollars pour les services sociaux dans le cadre de la pandémie de la COVID-19.
  • La FHCC veille à ce que les coopératives d’habitation administrées par les provinces et les municipalités reçoivent également une aide en fonction des besoins.

 

Événements de la FHCC :

Afin de protéger la santé et la sécurité des membres et du personnel, nous avons annoncé l’annulation des activités de formation du printemps de la FHCC.

La FHCC surveille de près les répercussions de la COVID-19 pour notre assemblée générale annuelle à Halifax. D’ici juin, il semble très probable qu’il y aura encore des mesures de distanciation sociale en place et une interdiction de rassemblements de masse. Voici donc notre plan :

  • Prendre une décision finale d’ici le début avril. Cela nous donne un peu de temps pour voir comment la situation se déroule et vous donne également l’occasion de partager vos réflexions. N’hésitez pas à communiquer avec Cynthia Mitchell, au 1-800-465-2752, poste 226, ou à cmitchell@fhcc.coop pour lui faire part de votre situation et de vos réflexions sur notre réunion annuelle à Halifax.
  • Examiner les possibilités de tenir l’assemblée annuelle virtuellement si nous ne pouvons pas nous réunir en personne en juin.

D’ici là, nous avons annoncé une politique d’annulation flexible pour notre assemblée annuelle afin que les membres puissent modifier leur inscription sans pénalité.

Veuillez continuer à consulter notre site Web, les médias sociaux et le Bulletin électronique pour les connaître les dernières nouvelles concernant l’assemblée annuelle.

Services aux membres de la FHCC :

La FHCC dispose de technologies et de systèmes qui nous permettent de fonctionner avec le moins d’interruptions possible. Le personnel se prépare actuellement à travailler à domicile, si les circonstances le permettent. Les réunions, les événements et des plans de voyage sont modifiés en faveur de la téléconférence ou de la reprogrammation autant que possible. Notre équipe reste à votre écoute par téléphone et par mail.

Foire aux questions (FAQ) de la FHCC concernant les coopératives d’habitation et la COVID-19

  1. Puis-je encore avoir accès aux services de la FHCC la durant la pandémie de COVID-19 ?
  2. La FHCC annule-t-elle ses activités de formation ?
  3. Si je me suis inscrit à un événement de la FHCC, puis-je obtenir un remboursement complet si cet événement est annulé en raison de la COVID-19 ?
  4. Ma coopérative d’habitation doit tenir son assemblée générale annuelle (AGA). Devrions-nous l’annuler pour éviter des rassemblements massifs de personnes et pour pratiquer la distanciation sociale durant la COVID-19 ? Serons-nous en infraction avec la loi sur les coopératives de notre province ou territoire de notre coopérative d’habitation (ou l’équivalent) si nous l’annulons ?
  5. Ma coopérative d’habitation a reçu des demandes de renseignements et nous connaissons des membres qui ont subi une perte de revenu à la suite de mises à pied, de réduction des heures de travail ou de maladie à la suite de la COVID-19. Avez-vous des conseils sur la façon dont nous devons traiter nos membres qui ne peuvent pas payer leurs droits d’occupation ou sur la façon d’offrir un soutien à nos membres qui éprouvent des difficultés financières en raison de la COVID 19 ?
  6. Pouvons-nous offrir plus de subventions de loyer indexé sur le revenu (LIR) pour aider les membres à payer leurs droits d’occupation ?
  7. Notre coopérative d’habitation peut-elle bénéficier d’un allègement hypothécaire ?
  8. Notre coopérative d’habitation doit présenter une déclaration annuelle qui comprend les états financiers vérifiés approuvés par le conseil d’administration, mais mon conseil d’administration a suspendu toutes les réunions en raison de la COVID-19. Que devrions-nous faire ?
  9. Le conseil d’administration de ma coopérative d’habitation devrait-il encore se réunir étant donné les mesures en place pour empêcher la propagation de la COVID-19 ?
  10. Ma coopérative d’habitation devrait-elle mettre en place des mesures pour le personnel qui gère la coopérative ? Quelles sont nos obligations en tant qu’employeur ?
  11. La coopérative d’habitation ou la société de gestion doit-elle restreindre ou éviter l’entretien et les autres travaux dans les logements des membres, ou avec les membres, en raison de la COVID-19 ?
  12. Que devrions-nous faire d’autre pour assurer la sécurité et la santé des membres des coopératives dans notre communauté ?
  13. Que peut faire notre coopérative pour faire pour maintenir l’esprit communautaire en ce moment ?
  1. Puis-je encore avoir accès aux services de la FHCC la durant la pandémie de COVID-19 ?

     Oui, la FHCC est là pour vous. Le personnel est installé pour travailler à domicile et continue de vous offrir des services par téléphone et par courriel (vous trouverez les coordonnées du personnel ici). Les réunions, les événements et les plans de voyage sont modifiés pour pratiquer distanciation sociale et nous utilisons d’autres technologies en ligne au besoin.

  1. La FHCC annule-t-elle ses activités de formation ?

     Pour l’instant, la FHCC a annulé ses activités formation du printemps en personne qui avaient lieu en mars, avril et mai. Continuez à visiter notre site Web et abonnez-vous à notre bulletin d’information électronique pour recevoir des mises à jour sur les nouvelles possibilités de formation en ligne, comme les webinaires.

  1. Si je me suis inscrit à un événement de la FHCC, puis-je obtenir un remboursement complet si cet événement est annulé en raison de la COVID-19 ?

     Oui.

  1. Ma coopérative d’habitation doit tenir son assemblée générale annuelle (AGA). Devrions-nous l’annuler pour éviter des rassemblements massifs de personnes et pour pratiquer la distanciation sociale durant la COVID-19 ? Serons-nous en infraction avec la loi sur les coopératives de notre province ou territoire de notre coopérative d’habitation (ou l’équivalent) si nous l’annulons ?

     Le moment où l’AGA doit avoir lieu varie selon les juridictions. Par exemple, pour certaines, elle a lieu dans les six mois suivant la fin de l’exercice financier ; pour d’autres, dans les 15 mois suivant la dernière AGA. La principale préoccupation à l’heure actuelle est la santé et la sécurité des membres et d’éviter des rassemblements de personnes. De nombreuses provinces n’autorisent pas les grands rassemblements. Les coopératives doivent suivre ces directives et reporter leur AGA à une date ultérieure lorsque les états d’urgence seront levés. Dans certaines provinces, vous devrez informer les organismes gouvernementaux qui supervisent la législation relative à votre coopérative. Communiquez avec le personnel de la FHCC si vous avez besoin de précisions. Entre temps, voici la liste des sites Web des registraires provinciaux et territoriaux.

La FHCC fournira bientôt d’autres renseignements et des conseils aux différentes juridictions.

Si vous n’êtes pas en mesure de tenir votre assemblée annuelle pour renouveler ou élire de nouveaux membres du conseil d’administration en raison de l’expiration de leur mandat, votre conseil actuel demeurera poste jusqu’à votre prochaine AGA.

  1. Ma coopérative d’habitation a reçu des demandes de renseignements et nous connaissons des membres qui ont subi une perte de revenu à la suite de mises à pied, de réduction des heures de travail ou de maladie à la suite de la COVID-19. Avez-vous des conseils sur la façon dont nous devons traiter nos membres qui ne peuvent pas payer leurs droits d’occupation ou sur la façon d’offrir un soutien à nos membres qui éprouvent des difficultés financières en raison de la COVID 19 ?

     Le gouvernement fédéral a fait et continue de faire des annonces concernant le soutien disponible à tous les Canadiens touchés par la COVID-19, y compris le soutien financier pour ceux dont les emplois ont été touchés. Vous trouverez des informations sur ces mesures et d’autres ici.

Il peut s’écouler un certain temps avant que les gens n’aient accès à un soutien quelconque. Vérifiez vos statuts et vos règlements concernant l’aide aux membres pour les droits d’occupation et, si elle est autorisée et disponible, fournissez une aide supplémentaire à ceux qui sont admissibles.

Il est également important de trouver un équilibre et de prendre des décisions dans le meilleur intérêt de la coopérative, et de ne pas mettre en danger sa viabilité financière. Nous déconseillons aux coopératives d’habitation de renoncer aux droits d’occupation. Si votre coopérative d’habitation envisage de reporter la perception des droits d’occupation et que vous avez besoin d’aide, veuillez communiquer avec nous.

La FHCC continue de surveiller, de chercher et de partager de l’information sur les mesures et les programmes d’aide financière qui aideront nos coopératives membres. Nous continuerons de mettre à jour cette information.

  1. Pouvons-nous offrir plus de subventions de loyer indexé sur le revenu (LIR) pour aider les membres à payer leurs droits d’occupation ?

     Les coopératives d’habitation relevant de programmes fédéraux, comme l’article 95 ou le PHI, peuvent être en mesure d’offrir une aide en utilisant les fonds de subvention à leur disposition. Ces coopératives d’habitation peuvent s’adresser à l’Agence ou à un autre organisme de réglementation au sujet des aides additionnelles qui peuvent être ou pourraient devenir disponibles. Si vous êtes inscrit à un programme gouvernemental provincial, territorial ou municipal (gestionnaire de services de l’Ontario), communiquez avec votre organisme de réglementation pour savoir ce qu’il peut vous offrir. La FHCC continuera d’assurer le suivi avec vous et vous tiendra au courant des renseignements spécifiques par province et territoire au fur et à mesure qu’ils seront disponibles.

  1. Notre coopérative d’habitation peut-elle bénéficier d’un allègement hypothécaire ?

     La FHCC cherche à obtenir des renseignements sur toute aide offerte et applicable aux coopératives d’habitation. Les renseignements et les soutiens actuels il soutient semblent être liés aux propriétaires. Pour les coopératives d’habitation dont les accords d’exploitation sont administrés par la SCHL (par le biais de l’Agence), la SCHL a indiqué qu’elle envisageait des mesures d’allègement comme le report du paiement des prêts, les dispositions de paiement spéciales, des avances de fonds et qu’elle collaborerait avec les coopératives sur une base individuelle pour les aider. Nous cherchons activement à clarifier la situation et nous vous informerons bientôt.

  1. Notre coopérative d’habitation doit présenter une déclaration annuelle qui comprend les états financiers vérifiés approuvés par le conseil d’administration, mais mon conseil d’administration a suspendu toutes les réunions en raison de la COVID-19. Que devrions-nous faire ?

     Pour les coopératives d’habitation qui doivent présenter des rapports annuels, des déclarations ou des documents similaires aux organismes de réglementation, procédez à l’envoi de ces documents et communiquez avec les organismes de réglementation pour les informer si vous n’avez pas été en mesure de tenir une réunion du conseil en raison de la COVID-19.

  1. Le conseil d’administration de ma coopérative d’habitation devrait-il encore se réunir étant donné les mesures en place pour empêcher la propagation de la COVID-19

     Même si les réunions du conseil impliquent généralement moins de personnes qu’une assemblée de tous les membres, vous pourriez envisager de reporter toutes les affaires non essentielles pour renforcer votre engagement en faveur de la distanciation sociale. Une réunion pour établir des plans d’urgence en réponse à la COVID-19 serait souhaitable.

Si vous pouvez utiliser facilement Zoom, Skype, GoToMeeting ou d’autres outils en ligne ou de téléconférence pour les réunions du conseil, où chaque administrateur a accès à un ordinateur et à une connexion Internet ou téléphonique, vous pouvez envisager cette option. Selon votre juridiction, les échanges de courriels et les autres moyens de sondage individuel des administrateurs peuvent ne pas satisfaire au critère d’une réunion dans la plupart des lois sur les coopératives, vous devrez donc veiller à la bonne conduite de vos affaires. Veuillez communiquer avec notre personnel dans votre région et nous pouvons vous aider à déterminer la meilleure option.

  1. Ma coopérative d’habitation devrait-elle mettre en place des mesures pour le personnel qui gère la coopérative ? Quelles sont nos obligations en tant qu’employeur ?

     Votre conseil d’administration devrait discuter avec le personnel ou avec votre société de gestion immobilière de la limitation des contacts lors du recouvrement des droits d’occupation, de la limitation de l’entretien et des autres travaux dans les logements des membres pour favoriser la distanciation sociale. Le conseil d’administration devrait également envisager de limiter les demandes d’entretien aux cas urgents ou aux questions de santé et de sécurité.

En plus de vos obligations habituelles en tant qu’employeur, il existe un certain nombre de mesures supplémentaires qui doivent être prises conformément aux conseils de santé publique. Voici une ressource expliquant ce que les employeurs doivent faire pendant une pandémie.

  1. La coopérative d’habitation ou la société de gestion doit-elle restreindre ou éviter l’entretien et les autres travaux dans les logements des membres, ou avec les membres, en raison de la COVID-19 ?

     Oui, les travaux d’entretien devraient être limités aux réparations d’urgence uniquement jusqu’à ce que ne les directives de la distanciation sociale soient levées. Les coopératives ne devraient pas réduire les services de nettoyage. Le nettoyage avec des désinfectants devrait être augmenté pour les surfaces très sensibles, comme les ascenseurs et les poignées de porte.

  1. Que devrions-nous faire d’autre pour assurer la sécurité et la santé des membres des coopératives dans notre communauté ?

     L’Agence de la santé publique du Canada donne de bonnes indications sur la façon d’assurer la sécurité des gens durant la COVID-19. Informez vos membres de ce que fait votre coopérative, comme une augmentation du nettoyage, une aide pour payer les droits d’occupation, les rappels d’éloignement social et la signalisation. Si vous avez mis en place un programme sûr pour surveiller vos voisins, en particulier ceux qui sont âgés, vulnérables ou handicapés, faites-le savoir aux membres. Vous pourriez leur proposer d’aller chercher des produits d’épicerie ou d’autres articles dont ils ont besoin. Chaque coopérative d’habitation aura des besoins et des niveaux de confort différents pour mettre en œuvre pour les mesures pour la COVID-19. Vous devez faire ce qui est bon pour votre coopérative d’habitation. N’hésitez pas à communiquer avec notre personnel pour obtenir de l’aide, nous sommes là pour vous.

  1. Que peut faire notre coopérative pour faire pour maintenir l’esprit communautaire en ce moment ?

     Voici quelques idées :

  • Chantez sur le balcon ou le portique avant, comme le fait la Fieldstone Co-op à Toronto
  • Demandez aux enfants de votre coopérative de faire une « promenade de quartier » ou une « promenade de portes d’appartement ». Chaque semaine a un thème différent pour que les enfants puissent faire des dessins et les placer dans leurs fenêtres ou sur les portes de leur appartement l’apport de leur appartement pour que les autres enfants puissent les voir.
  • Redécouvrez les plaisirs d’un appel téléphonique. Pour les enfants, proposez-leur d’essayer les appels « en boîte de conserve » avec leurs amis d’en face !
  • Réunissez-vous virtuellement avec vos voisins et organisez une fête sur Netflix, diffusez une performance musicale de votre artiste préféré en streaming, faites une visite virtuelle gratuite d’un musée de renommée mondiale ou suivez un cours de conditionnement physique en ligne ensemble.

Il existe de nombreuses façons de nous réunir, même si nous sommes séparés durant cette période.

Merci à Mary Ho et à un membre de la coopérative où elle travaille, ainsi qu’à Lindsey Reed pour avoir fourni un certain nombre de ces conseils.

Exemple de demande de registraire

OBJET : Assemblée générale annuelle de la [inscrire le nom de la coopérative] pour la COVID-19

[inscrivez votre numéro de constitution en société]

Monsieur le/Madame la [registraire] or [inscrivez le nom] :

Je vous écris au nom du conseil d’administration de [insérer le nom de la coopérative d’habitation], une coopérative d’habitation située à [inscrire le nom]. Nos statuts/règlements nous obligent à tenir une assemblée générale annuelle dans les quatre mois suivant la fin de l’exercice financier, ce qui signifie que l’assemblée doit avoir lieu à la fin du [mois]. L’urgence de santé publique actuelle provoquée par le virus COVID-19 nous préoccupe particulièrement. Nous souhaitons suivre les conseils des autorités de santé publique en matière de distanciation sociale protéger nos membres, dont certains sont âgés.

Par conséquent, nous vous demandons par la présente, en votre qualité de Registraire des coopératives, de nous autoriser à reporter notre assemblée générale annuelle au plus tard le 30 septembre 2020. Nous avons l’intention de tenir notre AGA dès que cela sera pratiquement possible, une fois que le problème de santé publique aura disparu, mais sans savoir combien de temps cela peut durer, nous pensons que ce délai est raisonnable.

Nous attendons une réponse favorable et vous remercions de l’attention que vous portez à cette question.  N’hésitez pas à nous contacter directement pour toute question découlant de ce qui précède.

Cordialement.

[Nom]

President,

Coopérative d’habitation [inscrire le nom]


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