Les coopératives d’habitation et la COVID-19

Publié le 17 mars, 2020

Cette page vous fournit des mises à jour sur les services et les événements de la FHCC dans le contexte de la COVID-19, ainsi que des renseignements sur ce que les coopératives d’habitation peuvent faire pour assurer la sécurité de leurs membres, tout en maintenant leurs activités.

Mis à jour le 4 février, 2022

Dans votre coopérative d’habitation

Événements de la FHCC

Services aux membres de la FHCC

Foire aux questions

Nous sommes conscients que nous sommes dans une période difficile et incertaine, mais la FHCC et là pour appuyer votre coopérative d’habitation durant cette situation qui évolue rapidement.

Consultez la page de COVID-19 pour votre fédération régionale pour les mises à jour en Colombie-Britannique et au Québec (de CQCH et FHCQ).

Nous continuerons de mettre à jour les informations sur cette page et ajouterons des informations pour les autres provinces à mesure que de plus amples détails seront disponibles.

Dans votre coopérative d’habitation :

Les responsables de la santé publique conseillent à chacun de suivre les mesures pour aider à prévenir ou à ralentir la propagation du virus, y compris se faire vacciner. Pour les nouvelles et les conseils de santé publique les plus fiables, allez sur le site Web de l’Agence de la santé publique du Canada. La page principale du gouvernement du Canada fournit des renseignements continuellement mis à jour sur le vaccin de la COVID-19, qui indiquent où se faire vacciner dans votre province ou territoire. Vous pouvez vérifier les mises à jour locales sur le site Web de votre gouvernement provincial ou municipal et aller sur le site de l’Organisation mondiale de la santé pour des mises à jour mondiales.

Veuillez voir ci-après pour obtenir des réponses à la Foire aux questions posées par les coopératives d’habitation, notamment sur la manière d’assurer la sécurité de votre communauté et le fonctionnement de votre coopérative.

Vous pouvez également consulter notre page de Ressources pour organiser des réunions pendant la COVID-19 afin d’obtenir des conseils et des guides pour organiser des réunions du conseil d’administration par voie électronique, des discussions ouvertes et d’autres façons de tenir une assemblée des membres ou une AGA.

Événements de la FHCC :

La FHCC organise des événements virtuels depuis qu’une pandémie mondiale a été déclarée et elle continuera de le faire jusqu’à ce que les événements en personne soient rétablis, afin de continuer à protéger la santé et la sécurité des membres, du personnel et des partenaires. À l’heure actuelle, nous prévoyons une assemblée annuelle en personne à Halifax en juin 2022.

Services aux membres de la FHCC :

Pendant la pandémie, le personnel a travaillé à domicile lorsque les circonstances le permettaient. Les réunions, les événements et les plans de voyage ont également été modifiés en faveur de la téléconférence ou du virtuel. Le personnel a servi efficacement les membres tout au long de la pandémie pour assurer la sécurité de tous.

Foire aux questions (FAQ) de la FHCC concernant les coopératives d’habitation et la COVID-19

Puis-je encore avoir accès aux services de la FHCC la durant la pandémie de COVID-19 ?

Oui, la FHCC est là pour vous. Le personnel est disponible et continue de vous offrir des services par téléphone et par courriel (vous trouverez les coordonnées du personnel ici). La FHCC a mis en place un plan de retour au travail sécuritaire et continue de surveiller la situation de la pandémie à l’échelle du Canada. Alors que les réunions, les événements et les plans de voyage ont été modifiés en faveur de la téléconférence ou du virtuel, nous prévoyons un changement en 2022.

Ma coopérative d’habitation doit tenir son assemblée générale annuelle (AGA). Devrions-nous l’annuler pour éviter des rassemblements massifs de personnes et pour pratiquer la distanciation sociale durant la COVID-19 ? Serons-nous en infraction avec la loi sur les coopératives de notre province ou territoire de notre coopérative d’habitation (ou l’équivalent) si nous l’annulons ?

Étant donné la durée de la pandémie et la nécessité d’assurer une gouvernance et une orientation efficaces pour votre coopérative d’habitation, les assemblées des membres sont nécessaires et recommandées. Les restrictions provinciales sur le nombre de personnes autorisées à se rassembler ont changé et continueront de changer. Si vous vous réunissez en personne, vous avez toujours l’obligation de le faire en toute sécurité. Tenez compte des solutions de rechange et des exigences de vaccination, et respectez les protocoles et règlements de sécurité de votre région.

Beaucoup de coopératives d’habitation ont réussi à organiser des assemblées de leurs membres en utilisant d’autres technologies. Vous pouvez facilement utiliser Zoom, Skype, GoToMeeting ou d’autres plateformes en ligne ou téléconférences pour vos assemblées de membres. Communiquez avec le personnel de la FHCC si vous avez besoin d’éclaircissements et pour discuter des options si vous n’avez pas encore tenu votre AGA. En attendant, voici une liste des sites Web des registraires provinciaux et territoriaux.

Consultez notre page de Ressources pour organiser des réunions pendant la COVID-19 pour obtenir des conseils sur la tenue de réunions du conseil d’administration par voie électronique, un guide sur les solutions de rechange à la tenue des assemblées des membres et des réunions d’information des membres ou des discussions ouvertes. Vérifiez auprès de la FHCC et de votre fédération régionale les services de soutien aux réunions virtuelles des membres qu’elles peuvent offrir.

J’ai besoin d’aide pour tenir des assemblées générales virtuelles de mes membres. Qui peut m’aider ?

Vérifiez auprès de la FHCC et de votre fédération régionale quels services de soutien sont offertes pour les assemblées virtuelles des membres.

Qu’arriverait-il si les membres n’ont pas les moyens de payer leurs droits d’occupation ?

Il est fort probable que des membres de votre coopérative auront de la difficulté à payer leurs droits d’occupation. Le gouvernement a mis en place des programmes de soutien au revenu pour les individus dont le revenu a été affecté par la COVID-19. Chaque coopérative d’habitation devra tenir compte de sa situation unique et proposer des options et prévoir une certaine souplesse pour le report du paiement des droits d’occupation. Nous recommandons à votre coopérative d’être proactive en demandant aux membres qui seront dans cette situation, et de travailler avec votre gestionnaire pour mettre en place un processus pour tenir un registre des accords. Il serait peut-être possible d’accéder à des fonds pour soutenir ceux qui ont de la difficulté à payer leurs droits d’occupation dans le cadre des accords actuels avec le gouvernement. Pour plus de précisions, veuillez communiquer avec votre fédération régionale ou avec la FHCC.

Ma coopérative d’habitation a reçu des demandes de renseignements et nous connaissons des membres qui ont subi une perte de revenu à la suite de mises à pied, de réduction des heures de travail ou de maladie à la suite de la COVID-19. Avez-vous des conseils sur la façon dont nous devons traiter nos membres qui ne peuvent pas payer leurs droits d’occupation ou sur la façon d’offrir un soutien à nos membres qui éprouvent des difficultés financières en raison de la COVID 19 ?

Le gouvernement fédéral a fait et continue de faire des annonces concernant le soutien disponible à tous les Canadiens touchés par la COVID-19, y compris le soutien financier pour ceux dont les emplois ont été touchés. Vous trouverez des informations sur ces mesures et d’autres ici.

Il peut s’écouler un certain temps avant que les gens n’aient accès à un soutien quelconque. Vérifiez vos statuts et vos règlements concernant l’aide aux membres pour les droits d’occupation et, si elle est autorisée et disponible, fournissez une aide supplémentaire à ceux qui sont admissibles.

Il est également important de trouver un équilibre et de prendre des décisions dans le meilleur intérêt de la coopérative, et de ne pas mettre en danger sa viabilité financière. Nous déconseillons aux coopératives d’habitation de renoncer aux droits d’occupation. Si votre coopérative d’habitation envisage de reporter la perception des droits d’occupation et que vous avez besoin d’aide, veuillez communiquer avec nous.

Les étudiants qui terminent leurs études et qui cherchent du travail peuvent être admissibles à un montant de 1 250 $ à 2 000 $ par mois dans le cadre de la Prestation canadienne d’urgence pour les étudiants.

La FHCC continue de surveiller, de chercher et de partager de l’information sur les mesures et les programmes d’aide financière qui aideront nos coopératives membres. Nous continuerons de mettre à jour cette information.

Pouvons-nous offrir plus de subventions de loyer indexé sur le revenu (LIR) pour aider les membres à payer leurs droits d’occupation ?

Les coopératives d’habitation relevant de programmes fédéraux, comme l’article 95 ou le PHI, peuvent être en mesure d’offrir une aide en utilisant les fonds de subvention à leur disposition. Ces coopératives d’habitation peuvent s’adresser à l’Agence ou à un autre organisme de réglementation au sujet des aides additionnelles qui peuvent être ou pourraient devenir disponibles. Si vous êtes inscrit à un programme gouvernemental provincial, territorial ou municipal (gestionnaire de services de l’Ontario), communiquez avec votre organisme de réglementation pour savoir ce qu’il peut vous offrir. La FHCC continuera d’assurer le suivi avec vous et vous tiendra au courant des renseignements spécifiques par province et territoire au fur et à mesure qu’ils seront disponibles.

Notre coopérative d’habitation doit présenter une déclaration annuelle qui comprend les états financiers vérifiés approuvés par le conseil d’administration, mais mon conseil d’administration a suspendu toutes les réunions en raison de la COVID-19. Que devrions-nous faire ?

Étant donné la durée de la pandémie et la nécessité d’assurer une gouvernance et une orientation efficaces pour votre coopérative d’habitation, les assemblées du conseil sont nécessaires et recommandées. Les restrictions provinciales sur le nombre de personnes autorisées à se rassembler ont changé et continueront de changer. Si vous vous réunissez en personne, vous avez toujours l’obligation de le faire en toute sécurité. Tenez compte des solutions de rechange et des exigences de vaccination, et respectez les protocoles et règlements de sécurité de votre région.

Beaucoup de coopératives d’habitation ont réussi à organiser des assemblées de leurs membres en utilisant d’autres technologies. Vous pouvez facilement utiliser Zoom, Skype, GoToMeeting ou d’autres plateformes en ligne ou téléconférences pour vos assemblées de membres. Communiquez avec le personnel de la FHCC si vous avez besoin d’éclaircissements et pour discuter des options si vous n’avez pas encore tenu votre AGA. Veuillez contacter notre personnel et référencer notre nouvelle ressource Des réunions du conseil d’administration par voie électronique – les cinq questions de base.

Le conseil d’administration de ma coopérative d’habitation devrait-il encore se réunir étant donné les mesures en place pour empêcher la propagation de la COVID-19

Étant donné la durée de la pandémie et la nécessité d’assurer une gouvernance et une orientation efficaces pour votre coopérative d’habitation, des réunions du conseil d’administration sont nécessaires. Envisagez des solutions de rechange et maintenez votre engagement envers la distanciation sociale. Les restrictions provinciales sur le nombre de personnes autorisées à se réunir ont changé et continueront de changer. Si vous vous réunissez en personne, vous avez toujours l’obligation de le faire en toute sécurité et en tenant compte des protocoles de sécurité.

Si vous pouvez facilement utiliser Zoom, Skype, GoToMeeting ou d’autres plateformes en ligne ou téléconférences pour les réunions du conseil d’administration, où chaque membre du conseil a accès à un ordinateur et à une connexion Internet ou téléphonique, vous pouvez envisager cette option. Selon la juridiction dont vous relevez, les échanges de courriels et les autres moyens de sonder les membres du conseil individuellement peuvent ne pas répondre aux critères d’une réunion en vertu de la loi sur les coopératives, de sorte que vous devrez veiller à mener vos affaires correctement. Veuillez communiquer avec notre personnel et consulter notre nouvelle ressource Les cinq questions de base pour tenir des réunions du conseil d’administration et la fiche de conseils pratiques.

Ma coopérative d’habitation devrait-elle mettre en place des mesures pour le personnel qui gère la coopérative ? Quelles sont nos obligations en tant qu’employeur ?

Oui. En plus de vos obligations habituelles en tant qu’employeur, un certain nombre de mesures supplémentaires doivent être prises conformément aux conseils de la santé publique. Ici, vous trouverez une ressource expliquant ce que les employeurs doivent savoir pendant une pandémie (en anglais).

Votre conseil d’administration doit avoir des discussions avec le personnel ou votre société de gestion immobilière concernant les protocoles pour les activités opérationnelles quotidiennes afin de garantir la sécurité du personnel et des membres, ce qui peut inclure, mais sans s’y limiter, la limitation des contacts, la distanciation sociale et les exigences de vaccination pour les préposés à l’entretien.

La coopérative d’habitation ou la société de gestion doit-elle restreindre ou éviter l’entretien et les autres travaux dans les logements des membres, ou avec les membres, en raison de la COVID-19 ?

Oui, les travaux d’entretien devraient être limités aux réparations d’urgence uniquement jusqu’à ce que ne les directives de la distanciation sociale soient levées. Les coopératives ne devraient pas réduire les services de nettoyage. Le nettoyage avec des désinfectants devrait être augmenté pour les surfaces très sensibles, comme les ascenseurs et les poignées de porte.

Que devrions-nous faire d’autre pour assurer la sécurité et la santé des membres des coopératives dans notre communauté ?

L’Agence de la santé publique du Canada donne de bonnes indications sur la façon d’assurer la sécurité des gens durant la COVID-19. Informez vos membres de ce que fait votre coopérative, comme une augmentation du nettoyage, une aide pour payer les droits d’occupation, les rappels d’éloignement social et la signalisation. Si vous avez mis en place un programme sûr pour surveiller vos voisins, en particulier ceux qui sont âgés, vulnérables ou handicapés, faites-le savoir aux membres. Vous pourriez leur proposer d’aller chercher des produits d’épicerie ou d’autres articles dont ils ont besoin. Chaque coopérative d’habitation aura des besoins et des niveaux de confort différents pour mettre en œuvre pour les mesures pour la COVID-19. Vous devez faire ce qui est bon pour votre coopérative d’habitation. N’hésitez pas à communiquer avec notre personnel pour obtenir de l’aide, nous sommes là pour vous.

Que peut faire notre coopérative pour faire pour maintenir l’esprit communautaire en ce moment ?

Voici quelques idées :

Chantez sur le balcon ou le portique avant, comme le fait la Fieldstone Co-op à Toronto
Demandez aux enfants de votre coopérative de faire une « promenade de quartier » ou une « promenade de portes d’appartement ». Chaque semaine a un thème différent pour que les enfants puissent faire des dessins et les placer dans leurs fenêtres ou sur les portes de leur appartement l’apport de leur appartement pour que les autres enfants puissent les voir.
Redécouvrez les plaisirs d’un appel téléphonique. Pour les enfants, proposez-leur d’essayer les appels « en boîte de conserve » avec leurs amis d’en face !
Réunissez-vous virtuellement avec vos voisins et organisez une fête sur Netflix, diffusez une performance musicale de votre artiste préféré en streaming, faites une visite virtuelle gratuite d’un musée de renommée mondiale ou suivez un cours de conditionnement physique en ligne ensemble.

Il existe de nombreuses façons de nous réunir, même si nous sommes séparés durant cette période.

Merci à Mary Ho et à un membre de la coopérative où elle travaille, ainsi qu’à Lindsey Reed pour avoir fourni un certain nombre de ces conseils.

Cliquez ici pour d’autres idées saines et amusantes pour vous aider à garder le moral durant la COVID-19 de la part de nos amis américains à la National Association of Housing Cooperatives (en anglais).

Un membre de ma coopérative d’habitation a été diagnostiqué positif pour la COVID-19. Cette information devrait-elle être partagée avec les autres membres et les visiteurs ?

La FHCC continue de surveiller les divers programmes présentés par les gouvernements fédéral et provinciaux pour voir ce qui s’applique à nos membres. Le Plan d’intervention économique du Canada pour répondre à la COVID-19 décrit les programmes qui aident les personnes, les entreprises et les collectivités les plus durement touchées par la pandémie, comme l’hôtellerie et le tourisme, le sport et les communautés autochtones. Vous trouverez de plus amples renseignements peuvent être trouvées ici.

Existe-t-il une aide temporaire ou un soutien gouvernemental pour les entreprises à but non lucratif, comme les coopératives d’habitation et les sociétés de gestion de coopératives d’habitation, qui connaissent des difficultés financières en raison de la COVID-19 ?

La FHCC continue de surveiller les différents programmes mis en place par les gouvernements fédéral et provinciaux afin de voir ce qui s’applique à nos membres. Les coopératives qui ont des employés pourraient bénéficier de la Subvention salariale temporaire pour les employeurs.

Notre coopérative devrait-elle poursuivre ses emménagements et combler ses logements vacants et, si oui, comment devrions-nous procéder ?

Plusieurs éléments doivent être pris en compte et ils seront différents pour chaque coopérative d’habitation. Tout d’abord, il faut en discuter et préparer un plan. Une communication claire avec les membres au sujet des emménagements est toujours utile et peut aider à réduire l’anxiété et permettre à chacun de jouer son rôle pour rester en santé et en sécurité (par exemple, en n’utilisant pas l’ascenseur pendant les emménagements).

Pour les logements bénéficiant d’un soutien au logement, vous pouvez vérifier auprès de votre organisme de réglementation si les pertes liées aux logements vacants sont couvertes et, si c’est le cas, de quel montant et pendant combien de temps. Si vous avez des logements vacants que vous devez combler, voici quelques mesures que vous pourriez envisager :

limitez les visites de logement ou utilisez uniquement des listes en ligne avec des visites virtuelles au lieu de visites en personne, surtout si les membres sont encore dans le logement
établissez des directives pour la journée de l’emménagement, y compris le nettoyage des aires communes (comme les ascenseurs après l’emménagement)
utilisez des moyens électroniques pour la signature des ententes de location et le paiement des droits d’occupation
limitez les réparations dans les logements qui accueilleront de nouveaux occupants et faites-les conformément aux directives relatives aux services essentiels et à la santé publique
vérifiez si des entreprises de déménagement sont encore en activité et si leurs protocoles de santé et de sécurité pour la COVID-19 vous satisfont et sont conformes aux directives de santé publique.

Voici un article (en anglais) qui peut vous aider à réfléchir à votre plan et à vos protocoles en ce qui touche les logements vacants et les emménagements.

Ma coopérative d’habitation devrait-elle imposer la vaccination pour les visiteurs, l’utilisation des aires communes, les réunions et les événements ?

Les exigences en matière de vaccination sont mises en place partout au Canada de différentes façons. Certaines provinces ont introduit des passeports de vaccination ou d’autres exigences, mais il y a des exceptions et elles s’appliquent différemment selon les industries. Nous vous recommandons de vous référer au(x) site(s) d’information sur la COVID-19 de votre gouvernement provincial et de vous conformer aux règlements et aux directives de votre province concernant les exigences de vaccination pour les entreprises.

Notre coopérative d’habitation emploie du personnel. Sommes-nous obligés d’exiger que le personnel soit complètement vacciné ?

Votre obligation en tant qu’employeur est de créer un lieu de travail sûr. Les exigences en matière de vaccination sont mises en place partout au Canada de différentes façons. La FHCC vous recommande d’obtenir un avis juridique et de continuer à vous tenir au courant de l’évolution des exigences, de la législation et des perspectives juridiques à ce sujet.

La FHCC a-t-elle une politique type en matière de vaccination?Compte tenu de l’évolution rapide de l’environnement et des différences régionales, les politiques seront différentes. Si vous souhaitez avoir un exemple, veuillez contacter votre personnel local.

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