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Ressources pour organiser des réunions pendant la COVID-19

Des membres de la FHCC nous ont indiqué qu’ils souhaitaient avoir des conseils sur la façon d’organiser des réunions pendant la COVID-19. La pandémie a donné lieu à des exigences strictes pour garder une distanciation physique à des fins de sécurité pour tout le monde. Les membres de la FHCC ont demandé comment ils pouvaient mener leurs affaires « comme d’habitude » dans des périodes inhabituelles.

Ci-dessous, vous trouverez des conseils et des directives sur diverses possibilités et options pour organiser :

Veuillez également consulter les plus récentes nouvelles régionales et les modifications de règlements concernant les réunions en Alberta, au Manitoba, à Terre-Neuve, en Nouvelle-Écosse, en Ontario, à l’Î.-P.-É. et en Saskatchewan, ainsi que les liens pour obtenir de l’information au Québec et en C.-B.

 

Réunions du conseil d’administration par voie électronique (les cinq questions de base)

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Les réunions du conseil d’administration sont encore nécessaires pour prendre des décisions et planifier les activités courantes des coopératives d’habitation. Voici quelques éléments de réflexion : des informations et d’autres ressources pour vous aider à décider si et comment vous pouvez organiser des réunions du conseil d’administration par voie électronique dans votre coopérative d’habitation.

1. Que dois-je prendre en compte pour organiser une réunion du conseil d’administration par voie électronique ?

Vous devez prendre en compte les éléments suivants :

  • la législation (loi, règlement) qui régit votre coopérative et si les réunions par voie électronique sont autorisées (veuillez noter qu’il existe des exceptions aux règles habituelles selon la province ou le territoire) ;
  • l’utilisation de la technologie notamment la question de savoir si tous les administrateurs disposent de ce qui est nécessaire pour participer pleinement à la réunion, et tout coût supplémentaire ;
  • le type de sujet qui sera abordé à la réunion ;
  • l’heure et le moment de la réunion ; et
  • si une aide est requise est pour la présidence, la modération ou la technologie.

La législation (lois sur les coopératives) qui régit les coopératives d’habitation varie selon la région du Canada. Pour en savoir plus sur la législation de votre province, veuillez cliquer ici. Dans la plupart des provinces, les réunions du conseil d’administration par voie électronique sont permises si elles sont autorisées par les règlements/règles de l’organisme (coopérative d’habitation) et/ou si tous les membres sont d’accord. Veuillez consulter les pages d’information de la FHCC sur la COVID-19 pour plus de précisions sur les provinces et les territoires.

Les réunions du conseil d’administration par voie électronique peuvent se faire par téléconférence (téléphone), vidéoconférence (ordinateur, tablette ou téléphone intelligent). Si tous les administrateurs n’ont pas accès à l’Internet ou à un ordinateur, un ordinateur portable ou un téléphone portable, vous pouvez décider de tenir vos réunions seulement par téléconférence. Pour les téléconférences, les coopératives peuvent communiquer avec leur fournisseur de services et élargir leur forfait en ajoutant une option de conférence. Cette option ne nécessite pas l’utilisation d’Internet. Les fournisseurs de services peuvent fournir une ligne de conférence téléphonique, mais il y a des frais supplémentaires. Pour disposer d’une ligne de conférence téléphonique distincte, les coopératives devront payer des frais mensuels ou des frais à l’utilisation.

Il importe de noter que beaucoup de grandes entreprises de télécommunications proposent des lignes de conférence téléphonique, comme Bell, Rogers et Telus. De nombreuses solutions de réunion en ligne (Internet) offrent également une option de connexion téléphonique (ne nécessitant pas un ordinateur).

Si tous les administrateurs ont accès à l’Internet et à un ordinateur, un ordinateur portable ou un téléphone intelligent et veulent faire l’essai d’une réunion en ligne, il existe un certain nombre de solutions. En voici quelques-unes parmi les plus populaires. Notez que toutes ces solutions disposent d’une option de connexion téléphonique (lorsqu’il n’est pas nécessaire d’avoir accès à Internet).

Prix Avantages Désavantages Soutien
GoToMeeting 12$-$16$/ mois – Audio de grande qualité
– Vidéo très claire
– Facile à utiliser– Fonction de main levée (Web seulement)
– Fonctions avancées limitées -FAQ en ligne
– Formation en direct
– Communauté d’experts
Zoom 15$-20$/ mois

 

(Note : option gratuite offerte avec fonc-tions et temps limités)

– Excellente qualité vidéo
– Beaucoup de fonctionnalités
– Abordable– Fonction de main levée (Web et téléphone)
– Problèmes de sécurité – Centre de connaissance

– Formation en direct
-Téléphone 24/7

Webex 13$-26$/ mois – Beaucoup de fonctionnalités
– Installation facile– Fonction de main levée (seulement avec l’application de bureau)
– Problèmes de largeur de bande – Téléphone
– Documentation en ligne
Skype Gratuit – Robots conversationnels alimentés par l’I.A. – Trop peu d’utilisateurs
– Trop peu de participants aux conférences– Pas de fonction de main levée
– Clavardage en direct
– Courriel
Google Meet Gratuit – Intégration de Google Mail et Google Calendar

– Fonction de main levée (seulement avec l’extension Chrome)

– Connectivité inégale
– Mauvaise qualité audio
– Documentation en ligne
Source : https://tech.co/web-conferencing/best-conference-call-service-business#top

Le personnel de la FHCC a utilisé et il a plus d’expérience avec les plateformes Zoom et GoToMeeting.

Pour chaque type de sujet et moment lorsque vous organisez des réunions du conseil d’administration par voie électronique, il est conseillé de traiter les points prioritaires de l’ordre du jour et de limiter la durée des réunions à deux heures.

Si vous essayez un nouveau système, que ce soit une conférence téléphonique ou une réunion en ligne (Internet), vous aurez besoin d’un peu d’aide pour le planifier et le gérer de façon différente (voir les questions 3 et 4).

2. Pourquoi organiser une réunion du conseil d’administration par voie électronique ?

Même si les réunions du conseil d’administration comptent moins de personnes que les réunions des membres, durant la pandémie, vous devriez envisager d’organiser vos réunions par voie électronique. Une réunion du conseil d’administration par voie électronique permet au conseil de se réunir pour traiter des questions urgentes et hautement prioritaires, de rester en contact et, si nécessaire, de discuter et d’établir des plans d’urgence et de contingence en raison de la pandémie.

3. Comment pouvons-nous organiser une réunion du conseil d’administration par voie électronique ?

La FHCC a élaboré une série de conseils pratiques que vous pouvez utiliser pour vous aider à mener vos réunions du conseil d’administration par voie électronique, que ce soit par conférence téléphonique ou sous forme de réunion en ligne (Internet).

Voici certains des éléments que nous abordons pour votre réunion :

  • la présidence de la réunion
  • la préparation de l’ordre du jour de la réunion
  • les sujets et les documents examinés à huis clos
  • les outils et les tests technologiques

4. puis-je obtenir de l’aide pour organiser des réunions du conseil d’administration par voie électronique ?

Ce guide est votre première étape pour obtenir de l’aide. Selon le type d’aide dont vous avez besoin, si vous avez un gestionnaire ou un employé, parlez-en avec lui ou elle. Si vous êtes en relation avec d’autres coopératives d’habitation, prenez contact avec elles et demandez-leur ce qu’elles ont fait. Si vous avez besoin d’aide avec la technologie, comme pour les solutions de réunion en ligne (Internet), peut-être y a-t-il un jeune membre dans votre coopérative qui pourrait vous aider et en apprendre plus sur la gouvernance des coopératives d’habitation en même temps ! Et n’oubliez pas que nous sommes également là pour vous aider. Appelez ou envoyez un courriel à la FHCC.

5. Quand puis-je organiser une réunion du conseil d’administration par voie électronique ?

Les conseils d’administration des coopératives d’habitation envisagent, et certains utilisent, des réunions par voie électronique, principalement pendant cette période de distanciation physique et d’autres mesures de sécurité en raison de la pandémie. Toutefois, certaines coopératives d’habitation ont organisé des réunions du conseil d’administration par voie électronique pour une partie ou pour toutes leurs réunions du conseil bien avant les restrictions liées par la pandémie.

 

Réunions du conseil d’administration par voie électronique (conseils pratiques)

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1. Présidence et autres fonctions

Voici les décisions que vous devrez prendre :

  • qui assumera la présidence
  • qui rédigera le procès-verbal
  • qui seront les invités (par ex., vérificateur, avocat)

Facultatif :

  • un modérateur pour les discussions si vous organisez une réunion en ligne (Internet)
  • le soutien technique

Déterminez si vous voulez faire appel à un président de l’extérieur, en particulier si cette personne a une l’expérience dans la présidence de réunions par voie électronique. Si vous ne faites pas appel à une personne de l’extérieur, vous pourriez envisager de faire une rotation de la présidence pour vos réunions.

Si un invité est prévu pour un point à l’ordre du jour, idéalement vous devriez placer ce point à la fin de la réunion. Prévoyez le temps consacré à chaque point de l’ordre du jour afin de lui donner une heure précise pour se joindre à la réunion, soit par conférence téléphonique, soit par réunion en ligne (Internet). En les plaçant à la fin plutôt qu’au début, vous éviterez tout retard qui pourrait survenir au début de la réunion en raison de problèmes technologiques ou de membres retardataires. Cela permet aussi souvent de garder la réunion sur la bonne voie.

2. Préparation de l’ordre du jour et de la réunion

Voici quelques conseils pour préparer l’ordre du jour et la réunion :

  • Établissez l’ordre du jour en restant concentré sur les questions prioritaires et urgentes. Fixez des limites de temps pour chaque point à l’ordre du jour. Pendant la réunion, respectez l’ordre du jour et la durée prévue pour chaque point, vous pouvez toujours y revenir à une autre réunion.
  • Avant la réunion :
    • si vous utilisez une solution de réunion en ligne (Internet), une personne crée un compte (si vous n’en avez pas) et intègre la réunion dans le compte, copie les détails de la réunion pour les envoyer à tous les administrateurs et aux invités éventuels ;
    • envoyez l’avis de convocation à la réunion avec les détails de la conférence téléphonique ou de la réunion en ligne (Internet) au conseil d’administration et aux invités, en précisant aux invités à quelle heure ils doivent se joindre à la réunion ;
    • préparez la documentation et la trousse pour la réunion et envoyez-les à tous les administrateurs, en vérifiant s’ils ont accès au courriel ou si le matériel doit leur être fourni sur papier.
  • Désignez une personne pour amorcer la réunion en ligne (Internet) ou ouvrir la ligne de conférence téléphonique plus tôt.
  • Commencez par faire quelques rappels de protocole de la réunion que vous avez peut-être déjà, sinon, voici quelques rappels utiles à faire :
    • une seule personne peut parler à la fois
    • le président crée une liste d’intervenants si nécessaire (pour les réunions en ligne, il existe une fonction « main levée »)
    • quand vous ne parlez pas, mettez-vous en sourdine
    • soyez respectueux les uns des autres et ne dépassez pas le temps alloué pour chaque point de l’ordre du jour.
  • Assurez-vous que les réunions sont ciblées, courtes et axées sur le sujet. Elles ne doivent pas dépasser deux heures. Les réunions par voie électronique sont différentes des réunions en personne : la concentration et l’énergie diminuent et vous voulez rester alerte et attentif aux décisions et aux discussions importantes.
  • N’oubliez pas de rédiger le procès-verbal et de le distribuer après la réunion.
  • Après votre première réunion par voie électronique, prenez quelques minutes pour solliciter des commentaires sur la réunion afin de répondre aux préoccupations ou d’apporter des modifications pour la prochaine réunion.
  • Tenez compte de l’endroit où les administrateurs appellent ou se connectent pour participer à la réunion. Il est important que les affaires du conseil d’administration qui pourraient être de nature privée ou sensible ne soient pas entendues par d’autres.

3. Sujets et documents examinés huis clos

Pour tout point important à l’ordre du jour examiné à huis clos, au lieu de faire circuler ce matériel sensible par courriel ou par d’autres moyens moins sûrs, demandez à la personne chargée d’aborder la question de simplement partager son écran si vous organisez une réunion en ligne (Internet) à laquelle tout le monde a accès et peut voir. Ou partagez l’information oralement et consacrez plus de temps à ces éléments.

4. Outils et tests technologiques

Pour toute nouvelle technologie, prévoyez un délai supplémentaire avant la réunion et demandez aux administrateurs de se joindre à vous plus tôt pour régler des problèmes éventuels. Cela vous donnera également le temps de tester le son, le partage d’écran que vous prévoyez utiliser si vous organisez une réunion en ligne (Internet) et de revoir les protocoles de la réunion. Si vous utilisez un outil de réunion en ligne (Internet), vous pouvez également demander aux participants de tester leur vitesse Internet avec des outils comme www.fast.com ou www.speedcheck.org. La plupart des outils de réunion accessibles en ligne ne nécessitent pas plus de 40 Mb/s pour une vidéoconférence standard.

 

Réunions d’information et les discussions ouvertes

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Les documents constitutifs d’une coopérative, qui comprennent la loi provinciale ainsi que ses propres règlements ou règles internes, dictent certaines exigences pour une réunion des membres. Il s’agit notamment du moment et du mode de notification de la réunion, du quorum qui doit être atteint pour que la réunion ait lieu et des majorités de votes pour les différents types de motions à adopter.

Avec la mise en place de restrictions pour les rassemblements physiques, les coopératives d’habitation examinent si, et si oui comment, elles pourraient déplacer leurs réunions de membres en ligne. Même si c’est possible dans beaucoup de provinces, il existe diverses considérations importantes pour s’assurer que la réunion est légalement constituée, ce qui est une tâche difficile si l’on considère que tous les membres doivent avoir la possibilité d’y assister, que les élections peuvent devoir être organisées, que des votes à bulletin secret peuvent être nécessaires et que des procès-verbaux officiels doivent être rédigés.

Les coopératives d’habitation peuvent organiser d’autres types de réunions qui ne sont pas des « réunions de membres » formelles. Ces réunions, souvent appelées « réunions d’information » ou « discussions ouvertes » ne sont pas assujetties aux mêmes exigences juridiques et aucune motion contraignante n’est adoptée.

Ces réunions peuvent être très utiles pour fournir des informations aux membres (réunions d’information) ou pour solliciter les commentaires des membres et leur donner l’occasion d’un échange informel (discussions ouvertes). Sans les exigences d’une réunion formelle des membres, il est plus facile d’organiser ces réunions en ligne.

Exemples :

  • une réunion d’information pour le gestionnaire de la coopérative afin d’informer les membres des modifications apportées aux opérations et de répondre à des questions ;
  • une discussion ouverte pour connaître l’opinion des membres sur la tenue de l’AGA en ligne ;
  • une réunion d’information avec un conférencier invité présentant des possibilités de rénovation ou de réaménagement ;
  • une discussion ouverte où on présente des options pour les jardins communautaires et les terrains de jeux, suivie d’une discussion et d’un « sondage d’opinion » sur les options présentées ; et
  • une réunion d’information pour présenter une nouvelle proposition de politique antitabac, suivie d’une période de questions ou de commentaires.

Les réunions d’information et les discussions ouvertes appuient les réunions formelles des membres, car grâce à cet échange informel, le conseil d’administration peut gagner du temps dans les réunions des membres en établissant un ordre du jour mieux ciblé et plus éclairé pour les réunions formelles des membres (par exemple, en sachant quelle politique antitabac les membres peuvent être prêts à adopter, avant de la présenter officiellement).

La fonction de sondage disponible sur diverses plateformes de réunions en ligne peut être utilisée très efficacement pour évaluer rapidement l’opinion des membres sur une question ou une proposition. Les réunions d’information et les discussions ouvertes doivent encore être planifiées soigneusement, notamment en invitant des conférenciers, si nécessaire. Elles doivent être ouvertes à tous les membres (et peut-être aussi à d’autres résidents non membres), et une attention particulière doit être accordée à la facilitation afin que, en personne ou en ligne, ce soit un espace où les membres peuvent exprimer confortablement leurs opinions et être entendus.

 

Un bref guide pour organiser des réunions et des assemblées de membres autrement

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Introduction

La récente crise de santé publique a créé une situation dans laquelle les coopératives d’habitation devront peut-être organiser les réunions et les assemblées de leurs membres d’une manière différente de celle à laquelle elles sont habituées. Les exigences liées à la gestion des logements se poursuivent et, même si nous pouvons, dans une certaine mesure, nous abriter sur place, nous devons pouvoir pratiquer la démocratie et respecter les principes coopératifs de la meilleure façon possible.

À l’heure actuelle, la plupart des provinces prévoient certaines exemptions aux exigences législatives ou réglementaires régissant les assemblées de membres. Or, les coopératives devraient en profiter non seulement pour s’occuper des affaires nécessaires à court terme, mais également pour renforcer leur capacité et leur aptitude à utiliser d’autres méthodes de réunion à l’avenir.

L’utilisation d’applications, d’Internet, du téléphone ou même de bulletins de vote par correspondance peut différer de ce à quoi nous sommes habitués. Chaque méthode a certainement ses limites. En même temps, elles peuvent permettre de faire participer des membres qui n’ont pas pu participer facilement auparavant pour une foule de raisons. Et nous savons certainement que la société évolue sous nos yeux. Les générations à venir vont faire des affaires et pratiquer la démocratie d’une manière différente. En fait, de nombreuses entreprises coopératives organisent déjà des réunions virtuelles de leurs membres et des assemblées générales annuelles virtuelles, parce que, contrairement à une coopérative d’habitation, leurs membres peuvent se trouver à de grandes distances et qu’un rassemblement physique n’est simplement pas pratique. Ce document vise à aider les coopératives d’habitation à « se tremper le gros orteil » dans la mer de changement qui s’annonce.

L’important pour nous est de continuer à servir nos membres, à pratiquer la démocratie et à adhérer aux principes coopératifs. Pensez à tous les outils de réunion importants que vous utilisez dans vos réunions habituelles pour atteindre ces objectifs, et comment vous pouvez les adapter pour travailler dans un nouveau format de réunion.

Étape 1 – Évaluez vos installations

Si vous prévoyez tenir une réunion des membres (que ce soit une assemblée générale annuelle, une réunion budgétaire ou, dans certaines provinces, une « réunion extraordinaire »), vous voulez que toutes les personnes qui le souhaitent puissent y assister ou y participer. Vous devez être en mesure d’accueillir tous les membres qui se présentent à la réunion. Même si nous n’obtenons pas toujours un taux de participation de 100 p. cent, nous devons être prêts à ne refuser personne. Avec les exigences de distanciation physique, l’espace nécessaire pour tenir une réunion des membres peut être très différent. Vérifiez les restrictions locales en matière de réunions et posez-vous les questions suivantes :

  • Combien de personnes pouvons-nous accueillir dans notre espace de réunion en temps « normal » ? Combien pouvons-nous en accueillir si nous appliquons une distanciation physique appropriée ?
  • L’espace est-il aménagé de façon à permettre une circulation fluide des personnes (entrée et sortie séparées) et est-il doté d’une ventilation adéquate ?
  • Est-il possible de louer un espace plus grand ailleurs ? Y a-t-il une salle communautaire, un gymnase, un hôtel où un autre établissement qui pourrait accueillir notre réunion ?
  • Pouvons-nous tenir notre réunion à l’extérieur ? La coopérative dispose-t-elle d’un stationnement ou d’une cour qui pourrait être utilisé pour une réunion en plein air ? (Tenez compte du bruit de fond et de la probabilité que vous ayez besoin d’un microphone et d’un amplificateur). Si vous êtes à l’extérieur, comment allez-vous remédier aux éventuels problèmes de respect de la vie privée ?

Lorsque vous aurez terminé l’évaluation de votre installation, vous pourrez peut-être organiser votre réunion de la manière habituelle, mais dans un cadre physique différent. Vous pourriez également découvrir que ce n’est pas possible et que vous devrez envisager d’autres possibilités.

Étape 2 – Évaluez les capacités de vos membres

Renseignez-vous auprès de vos membres pour connaître leur accès à la technologie. Combien d’entre eux ont un compte de courriel ? Combien ont accès à l’Internet ? Est-ce que tout le monde possède un téléphone intelligent, une tablette ou un ordinateur qu’ils peuvent utiliser dans leur domicile ?

Vous devrez également évaluer les limites physiques ou de mobilité de vos membres. Si vous choisissez de tenir une réunion hors site, vos membres seront-ils en mesure de s’y rendre ?

Enfin, pensez à vos membres qui ont besoin de documents dans un format différent. Les membres malentendants ou malvoyants doivent non seulement recevoir les documents de la réunion dans un format différent, mais ils doivent aussi être en mesure de suivre les débats. (Par exemple, un partage d’écran sur un appel Zoom ne fonctionnera pas pour un membre malvoyant.) Cela signifie que vous devez faire circuler les documents de la réunion bien avant la date prévue.

Il est important de prendre le temps de connaître la situation actuelle de vos membres. Parfois, nous supposons que les membres plus âgés n’utilisent pas les ordinateurs ou que les parents célibataires ne peuvent pas se permettre le wifi, mais nous devons connaître la situation réelle et non pas planifier en fonction de ce qui était vrai auparavant ou de ce que nous supposons.

Étape 3 – Décidez d’un format

Après avoir évalué vos installations de réunion et les capacités de vos membres, vous serez mieux à même d’évaluer vos options. Selon ce qui est autorisé par la législation de votre province (qui varie également selon les différentes régions de votre province), vos options seront généralement une des suivantes :

  • organiser une réunion conventionnelle (mais avec la distanciation physique) dans un lieu différent ;
  • organiser une réunion par téléconférence et utiliser des bulletins de vote par correspondance en papier pour voter ;
  • organiser une réunion en ligne, avec possibilité de vote en ligne ; ou
  • organiser une réunion hybride, en combinant ces différents éléments pour répondre à votre situation spécifique.

Lorsque vous réfléchirez à l’option qui conviendra le mieux à votre coopérative, vous devrez tenir compte du coût, de votre capacité de mettre en œuvre la solution et de l’accès aux mesures de soutien dont vous avez besoin. L’important est de vous rappeler que votre option doit essayer de fournir un accès équitable qui permet aux membres de participer et de communiquer de façon adéquate. Vous devrez également vous conformer aux exigences législatives de votre province. Cela peut également comprendre des aménagements raisonnables pour un membre ayant un handicap. À ce stade, il est utile de discuter avec le personnel de la FHCC de ces exigences et de ce que font les autres coopératives.

Étape 4 – Planifiez votre réunion

Quel que soit le format de rechange que vous choisissiez pour votre réunion de membres, il s’agira probablement de quelque chose que vous n’avez jamais fait auparavant. Vous devrez donc planifier plus en détail et essayer de prévoir les problèmes qui pourraient survenir. Votre planification portera probablement sur les trois principaux éléments que sont la logistique, l’ordre du jour et le vote. Ces points sont abordés ci-après.

Logistique de la réunion

Si votre réunion comporte un volet de réunion physique, vous devrez obtenir l’accès à un lieu de réunion approprié. Vous devrez disposer d’un plan conforme aux restrictions imposées par les autorités de santé publique concernant les rassemblements. En plus de vous assurer que les sièges permettent une distanciation physique suffisante, vous devrez tenir compte de certains des facteurs suivants :

  • Comment les membres entreront-ils et quitteront-ils le lieu ? Comment allez-vous réguler cette circulation en toute sécurité ?
  • Vous devriez demander à vos membres de se soumettre à un contrôle des symptômes. Les masques seront-ils obligatoires ?
  • Allez-vous également vérifier la température à l’arrivée ? Comment allez-vous procéder à l’enregistrement de manière à minimiser les contacts ?
  • Des toilettes seront-elles disponibles durant la réunion ? Comment allez-vous contrôler leur accès et pourrez-vous les désinfecter entre les utilisations ?
  • Comment allez-vous traiter les questions de la salle ? Les participants utiliseront-ils un microphone ? Devront-ils se déplacer pour se rendre au microphone ?
  • Comment allez-vous communiquer de façon efficace ces exigences à vos membres ?

La plupart des provinces publient des lignes directrices qui aident les commerces de détail et d’autres entreprises à rouvrir de manière sécuritaire. Ces lignes directrices peuvent vous fournir des conseils judicieux sur la façon de gérer les déplacements des membres et de minimiser les contacts.

Si votre réunion comporte une composante technologique, vous devrez utiliser une sorte de plateforme de téléconférence ou de webconférence pour mener votre réunion d’affaires. Il existe une variété d’options et le choix d’une d’entre elles dépendra de l’évaluation que vous ferez de vos membres.

Cette partie de la technologie doit généralement permettre à chaque membre non seulement d’entendre ou de voir les débats, mais aussi de pouvoir indiquer qu’il souhaite être reconnu pour poser une question ou commenter une résolution. Les autres membres doivent également pouvoir entendre ou lire la question ou le commentaire du membre. Dans certains cas, cela peut signifier que le président ou « l’hôte » de la réunion devra répéter ou lire la question ou le commentaire afin que les autres puissent l’entendre.

Les documents de la réunion doivent être envoyés aux membres à l’avance (soit par voie électronique, soit sur papier, soit les deux). Même si le « partage d’écran » peut être une façon de rappeler le contenu des documents aux participants, les présentateurs doivent se référer à la trousse originale, afin que les participants à distance puissent se référer au document d’une manière équivalente.

La personne qui préside votre réunion n’a peut-être pas l’expérience requise pour présider une réunion par voie électronique. Même si c’est le cas, c’est une bonne idée d’avoir un « hôte » de la réunion pour aider le président à gérer la technologie. Cette personne peut tenir la liste des intervenants, réactiver le son des intervenants lorsqu’ils sont reconnus et garder un œil sur les différentes fonctionnalités de la plateforme, tandis que le président se concentre sur les affaires de la réunion. Vous pouvez également envisager d’engager un président externe pour la réunion, quelqu’un qui a une expérience des réunions en ligne. Votre fédération locale pourra peut-être vous recommander des présidents ou des hôtes de réunions expérimentés que vous pourrez embaucher.

Planifiez votre ordre du jour

Il est plus difficile de gérer une réunion des membres dans un nouveau format qu’une réunion des membres conventionnelle (ce qui peut souvent être difficile en soi). Lorsque nous choisissons d’utiliser un autre format de réunion, nous devons chercher à couvrir tous les points importants à l’ordre du jour dans un délai raisonnable, tout en respectant les règlements et les lois. Pour atteindre cet objectif, il faudra peut-être avoir moins de débats ouverts que d’habitude, mais la réunion officielle des membres doit être axée sur les points importants.

Si vos membres veulent discuter de questions générales, exprimer leurs préoccupations ou formuler des suggestions, envisagez d’organiser des réunions par voie électronique de style « discussion ouverte » à un autre moment. Ces réunions peuvent suivre des procédures beaucoup moins strictes et peuvent être utiles pour permettre aux membres de s’exprimer devant leur conseil d’administration. La FHCC a élaboré une fiche d’information distincte sur la façon de tenir des réunions de type discussion ouverte.

Voici quelques conseils pour simplifier vos réunions de membres afin de pouvoir couvrir les points nécessaires :

  • Expliquez aux membres que l’utilisation d’un nouveau format est une expérience nouvelle et que vous avez besoin de leur coopération pour y naviguer avec succès et en tirer des leçons.
  • Travaillez avec un ordre du jour fixe. N’acceptez pas de motions demandant de modifier l’ordre du jour.
  • Rédigez chaque partie de l’ordre du jour à l’avance. Cela permet au président, au responsable de la technologie et aux différents présentateurs (le vérificateur, par exemple) de coordonner plus facilement. Envisagez de solliciter les questions sur les résolutions ou les rapports à l’avance, afin que les présentateurs puissent y répondre pendant la présentation.
  • Si c’est nécessaire et si votre province l’autorise, le premier point à l’ordre du jour doit être un amendement au règlement administratif ou l’adoption d’un règlement administratif temporaire permettant à la coopérative de tenir sa réunion dans un autre format (en particulier en ligne). Il est important de consigner la volonté des membres sur cette question. Dans le cadre d’une modification au règlement, vous pouvez inclure une disposition exigeant que toutes les mises en candidature aux postes du conseil d’administration soient effectuées avant la réunion et suspendre les mises en candidature dans la salle. Cela nécessite plus de travail préalable, mais facilite grandement le processus électoral.
  • Le deuxième point à l’ordre du jour doit être l’adoption de règles spéciales pour la réunion. (Certaines coopératives incluent déjà des règles dans leur pratique habituelle de l’AGA.) Là encore, cela renforce le consentement à faire les choses un peu différemment. Cela peut comprendre limiter chaque membre à ne parler qu’une seule fois sur une motion.
  • Parmi les règles spéciales, envisagez d’adopter une règle interdisant les amendements. La rédaction d’amendements dans la salle de réunion est déjà très difficile dans des circonstances normales, elle est très difficile si le format de la réunion est différent. Expliquez aux membres que vous voulez que les résolutions soient adoptées ou rejetées selon leur formulation originale. Si la formulation est si mauvaise que la résolution est rejetée, celle-ci peut être présentée de nouveau à une réunion ultérieure.
  • Essayez de limiter les points à l’ordre du jour aux affaires nécessaires. L’approbation des budgets, les modifications essentielles aux règlements et les décisions stratégiques devraient être comprises. Donc, la modification de la politique sur les animaux de compagnie visant à mettre fin à l’interdiction de 15 ans des schnauzers peut probablement attendre encore.

Procédure de vote (y compris les élections)

La manière dont le vote se déroule est probablement l’élément le plus important dont vous devrez tenir compte. Les provinces ont des lois différentes, mais en général, toutes veulent que la coopérative protège la capacité des membres à voter sur des questions importantes et, si possible, à le faire par vote secret.

D’un point de vue pratique, différents types de votes sont pris lors des réunions des membres. Il y a les votes de procédure non controversés (comme l’adoption du procès-verbal de la dernière réunion), il y a les « votes sur des questions de fond » sur les résolutions ou les amendements (qui peuvent ou non être controversés), et il y a les élections.

Les votes de procédure se font généralement par vote oral, à main levée ou à l’aide d’une carte de vote. Ils ne se font jamais vraiment par bulletin secret, et l’anonymat n’est pas un problème. Dans ces cas, une fonction de vote sur une plateforme de webconférence comme Zoom est probablement acceptable. Dans un autre format de réunion où on utilise seulement des connexions téléphoniques, le président peut devoir demander s’il y a des opposants et, n’en entendant aucun, déclarer que la motion est adoptée. Lorsqu’une réunion dans un autre format combine plusieurs méthodes, le président peut devoir compter visuellement les mains dans la salle de réunion physique et les ajouter mentalement aux résultats d’un sondage sur Zoom (par exemple). Il est important que le président décrive comment on en arrive à ce compte, afin que tous les participants à la réunion comprennent comment le résultat a été obtenu.

En ce qui concerne les « votes sur des questions de fond », nous ne pouvons pas présumer un consensus général. Certaines de ces résolutions peuvent être controversées et sont susceptibles de susciter des contestations. De nombreuses lois provinciales et certains règlements de coopératives peuvent permettre à un membre de demander un vote par scrutin sur n’importe quelle résolution. Pour toutes ces raisons, il est important d’aborder ces votes d’une manière qui permette à la coopérative de documenter les résultats du vote et de préserver le secret du vote de chaque électeur.

Il est recommandé de ne pas procéder à un vote oral ou à main levée pour les « votes portant sur des questions de fond » et de prévoir les inclure sur un bulletin de vote écrit. Cela réduit le risque d’erreur et d’être pris par surprise si un membre demande un vote par bulletin.

Pour les élections, dans la mesure du possible, suspendez la pratique des mises en candidature de la salle pour éviter la confusion avec les bulletins de vote par correspondance. Cela vous permet également d’éviter que les candidats s’adressent directement à l’assemblée, car ils peuvent soumettre à l’avance un profil écrit qui sera distribué avec la trousse de l’assemblée. Si vous souhaitez tout de même accepter les candidatures de la salle, votre bulletin de vote devra prévoir des espaces réservés à cet effet et le président devra fournir des instructions de vote en conséquence.

Dans la plupart des cas, les coopératives qui utilisent des bulletins de vote écrits pour les élections et les « votes sur des questions de fond » finiront par utiliser des bulletins de vote en papier (ou une seule feuille de vote avec plusieurs questions englobant toutes les résolutions et les élections). Si vous utilisez un système de vote par bulletin en papier, votre loi provinciale peut le considérer comme un « vote par correspondance ». Si c’est le cas, ce bulletin doit être distribué à tous les membres admissibles et non seulement à ceux qui assistent à l’assemblée.

Lorsque vous utilisez un système de vote par bulletin en papier, vous devez tenir compte des éléments suivants :

  • Comment allez-vous distribuer les bulletins de vote ? Dans la trousse de l’assemblée ? Les glisser sous la porte des membres avant le début de l’assemblée ?
  • Comment allez-vous récupérer les bulletins de vote ? Les membres les déposeront au bureau ? Des bénévoles munis des masques feront du porte-à-porte ? Les bulletins seront envoyés dans une enveloppe de retour par le biais de Postes Canada ? Selon le mode que vous choisirez, vous devrez déterminer la durée de la période de vote.
  • Comment les scrutateurs fonctionneront-ils ? Est-ce que le personnel de la coopérative ou d’autres personnes recevront les bulletins de vote ? (Vous pourriez prendre des dispositions à l’avance pour que votre vérificateur ou un autre scrutateur externe soit l’adresse postale pour recevoir et compter les bulletins de vote.)

Si vous souhaitez que votre vote se fasse par bulletin secret dans un format en ligne, des fonctionnalités comme la fonction de sondage Zoom (qui révèle à l’administrateur du système comment chaque participant a voté) ne seraient pas adéquates. Une plateforme comme Simplyvoting.com peut fournir un vote sécuritaire tant en ligne qu’au téléphone. Toutefois, ce service a un coût, selon la configuration que vous choisissez pour vos membres.

Puisque les réunions organisées dans d’autres formats sont un phénomène nouveau, il sera important de conserver les dossiers des votes, au cas où vous devriez répondre aux questions de l’organisme de réglementation. Une plateforme de vote comme Simplyvote.com fournira un rapport de vérification. Si vous utilisez des bulletins de vote par correspondance ou sur papier, votre scrutateur doit remplir une déclaration sous serment attestant le nombre de bulletins de vote déposés et le décompte des votes. Le scrutateur doit également conserver les bulletins de vote jusqu’à la prochaine assemblée générale, lorsqu’une motion pour les détruire pourra être adoptée.

Peu importe votre mécanisme de vote, il devra être conforme à des normes provinciales spécifiques. Nous vous encourageons à communiquer avec le personnel de la FHCC qui discutera avec vous de votre stratégie.

Étape 5 – Communiquez avec vos membres

Le succès d’une réunion présentée dans un nouveau format dépendra en grande partie de la façon dont vous communiquerez avec vos membres. En consultant vos membres sur d’autres formats de réunion, en les avertissant longtemps à l’avance de la réunion et en leur décrivant comment celle-ci se déroulera, vous améliorerez leurs chances de participer de façon efficace et vous serez mieux en mesure de résoudre les problèmes avant qu’ils ne surviennent.

Votre première communication avec vos membres peut consister à leur demander des renseignements sur leur capacité de se connecter en ligne (voir l’étape 2 ci-dessus). Non seulement vous recueillerez des informations qui vous aideront à choisir votre stratégie, mais c’est aussi l’occasion de planter l’idée que les gens devront faire preuve de souplesse pour que cela fonctionne.

Lorsque vous aurez déterminé votre stratégie pour la logistique de la réunion, votre deuxième point de communication sera de transmettre ce message à vos membres. Cela pourrait se produire bien avant la convocation officielle de la réunion. L’avis de convocation pourrait décrire les procédures que vous avez l’intention d’utiliser à la réunion, mais elle pourrait également comprendre certains des éléments suivants :

  • Identifiez toute plateforme logicielle, application ou site Web qui sera nécessaire. Ce serait une bonne idée de prévoir un moment pour que les personnes qui ne connaissent pas la vidéoconférence puissent la tester (peut-être même en petits groupes).
  • Si vous exigez que les mises en candidature soient faites à l’avance, cette deuxième communication est l’occasion d’en informer vos membres et peut également servir d’appel de mises en candidature.
  • C’est également le moment de présenter les détails du déroulement du vote et de la protection du secret du vote. Cela devrait également permettre de déterminer comment et quand les résultats du vote seront communiqués.
  • Cela devrait également être une occasion pour les membres d’envoyer des questions sur le processus en cours, afin que le conseil d’administration et le personnel puissent y répondre avant l’envoi de l’avis officiel.

Le troisième point de communication sera l’avis de convocation officiel de la réunion et la trousse de documentation, qui confirmeront la date, l’heure, l’endroit (le cas échéant) et les coordonnées de connexion ou d’appel, si nécessaire. Selon la technologie que vous utilisez, il peut s’agir de mots de passe ou d’identifiants uniques dont le membre a besoin pour accéder à cette technologie.

La documentation comprendra également :

  • un ordre du jour,
  • des règles spéciales pour les réunions,
  • des bulletins pour tous les votes,
  • le procès-verbal de la réunion précédente,
  • des copies des résolutions,
  • les états financiers,
  • des informations sur les candidats aux élections
  • divers rapports déposés à des fins d’information (rapports des gestionnaires et des comités)

Dans les cas de bulletins de vote en papier, cela comprendra probablement une enveloppe de retour non identifiable. Tous ces documents peuvent être envoyés par courriel, mais les membres qui se rendent dans un lieu physique ou qui téléphonent devraient pouvoir demander une copie papier à laquelle ils pourront se référer pendant la réunion. Cette trousse est une autre occasion de solliciter des questions sur les documents à l’avance, afin que le président ou d’autres intervenants puissent les clarifier durant la réunion.

Votre dernier point de communication est la réunion elle-même. Pour les réunions qui se déroulent dans un lieu physique, il sera utile d’avoir des panneaux pour rappeler le protocole de distanciation physique, l’endroit où se mettre en ligne et comment participer. Tant lors des réunions en personne que des réunions par voie électronique, le président devra faire un effort supplémentaire pour rappeler les différentes procédures et décrire les événements au fur à mesure qu’ils se déroulent. Comme indiqué précédemment, lorsque la vidéo ou la téléconférence est utilisée, un hôte additionnel pour aider le président peut faciliter ce processus.

Résumé

Ce document présente un survol étape par étape de la manière d’utiliser un nouveau format pour les réunions ou les assemblées des membres, qui sera conforme aux exigences juridiques et préservera l’essence du fonctionnement démocratique. Il n’est toutefois pas exhaustif, de sorte qu’il est recommandé de faire preuve bon sens et de diligence dans votre planification.

Un employé de la FHCC est à votre disposition pour vous aider à choisir parmi ces options. Vous pouvez également consulter votre fédération locale ou d’autres coopératives qui ont essayé ces méthodes. Mais le plus important est que, si vous vous efforcez d’aborder cette question de façon systématique et si vous communiquez efficacement avec vos membres, vous avez plus de chances d’obtenir la tolérance et la coopération de vos membres.

Un dernier conseil, n’oubliez pas de désigner un membre du conseil d’administration ou un employé pour observer le processus et prendre des notes sur ce qui a bien fonctionné et sur les difficultés rencontrées. Vous pouvez également envisager un sondage de suivi. Ce que vous apprendrez de cette expérience vous aidera non seulement à vous améliorer à l’avenir, mais ces connaissances pourront être partagées avec d’autres coopératives afin qu’elles puissent bénéficier de votre expérience. Ensemble, en travaillant en coopération, nous sommes mieux outillés pour relever ce défi unique.