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COVID-19 et les coopératives d’habitation en Nouvelle-Écosse

Publié le 31 mars, 2020

Mis à jour le 29 juillet, 2020

Le personnel des services aux coopératives est là pour répondre à vos questions concernant les activités des coopératives touchées par la COVID-19. Si vous avez des questions ou si vous avez besoin d’aide pour résoudre un problème, veuillez nous appeler ou nous envoyer un courriel.

le 29 juillet :

La directive du ministre des Affaires municipales et du Logement qui a été publiée le 11 avril 2020 a été abrogée et remplacée à compter du 9 juillet 2020. La directive initiale limitait les réunions à cinq personnes au maximum.

Le 9 juillet 2020, le ministre a publié une nouvelle directive qui fait référence aux restrictions de rassemblement prévues dans le décret actuel de la Loi sur la protection de la santé (LPS). Si les réunions ne peuvent pas être tenues conformément au décret actuel de la LPS, celle-ci permet une réunion virtuelle ou le report de la réunion jusqu’à 90 jours supplémentaires après la levée de l’état d’urgence. Ces documents et toutes les mises à jour se trouvent sur le site Web du gouvernement de la Nouvelle-Écosse.

le 15 juillet :

La directive du ministre concernant les assemblées des membres dans les coopératives d’habitation est encore en vigueur et empêche les réunions en personne de plus de cinq personnes. Elle permet toutefois une réunion virtuelle ou le report d’une réunion jusqu’à 90 jours supplémentaires après la levée de l’état d’urgence.

Compte tenu des restrictions actuelles et de l’incertitude liée à la COVID-19, les coopératives doivent présenter leurs dépôts annuels au Registre des sociétés de capitaux. Le Registre acceptera maintenant les dépôts annuels des coopératives qui comptent plus de cinq membres et qui ne sont pas en mesure de tenir des assemblées virtuelles.
Le formulaire de renouvellement annuel peut indiquer qu’une AGA n’a pas eu lieu, que le quorum n’a pas été atteint et que les états financiers n’ont pas été approuvés par les membres à l’AGA.

Les coopératives devront envoyer des formulaires de renouvellement annuels révisés au Registre lorsqu’elles auront tenu leur AGA. Si elles révisent leurs états financiers, les états financiers modifiés doivent être envoyés au Registre avec une note indiquant qu’ils ont été révisés.

Les documents peuvent être envoyés au Registre par télécopieur, par la poste ou en tant que pièces jointes à un courriel à rjsc.coop@novascotia.ca.

le 19 juin:

Même si la province a assoupli certaines restrictions, les coopératives n’ont toujours pas le droit de tenir des réunions en personne de plus de cinq personnes.

Le ministre des Affaires municipales et du Logement a ordonné que les coopératives soient autorisées à tenir des réunions virtuelles même si celles-ci ne sont pas permises dans leurs règlements actuels ou à reporter une réunion jusqu’à 90 jours supplémentaires après la levée de l’état d’urgence.

De plus, les coopératives ne doivent pas présenter leurs documents annuels au Registre des sociétés par actions (Registre) avant d’avoir tenu leur assemblée générale.

Tel qu’annoncé le vendredi 29 mai, la province a assoupli certaines restrictions et élargi les limites des rassemblements personnels et des contacts physiques. À compter du 5 juin, alors que de plus en plus d’entreprises, d’organismes, de services et d’espaces publics rouvriront, nous devons collaborer ensemble pour prévenir la propagation de la COVID-19 et contribuer à la santé de tous. Il est encore recommandé que les coopératives respectent les limites de rassemblement de masse et de distanciation physique et suivent les conseils de santé publique.

Pour obtenir les plus récentes informations sur la levée des restrictions, allez sur le site Web du gouvernement de la Nouvelle-Écosse.

Réunions

Le ministre des Affaires municipales et du Logement a annoncé que rétroactivement à 12 h (midi) le 22 mars 2020, les coopératives n’ont plus le droit de tenir des réunions en personne ayant plus de cinq participants.

Le ministre a en outre exigé que les coopératives soient en mesure d’organiser des réunions virtuelles même si leurs règlements administratifs actuels ne l’autorisent pas.

Le ministre a également ordonné que les coopératives puissent tenir des réunions virtuelles même si leurs règlements actuels ne le permettent pas ou qu’elles reportent une réunion jusqu’à 90 jours après la levée de l’état d’urgence.

Assemblées des membres

Pour les coopératives d’habitation de la Nouvelle-Écosse, nous vous conseillons encore de ne pas tenir d’assemblées de membres pour le moment. La déclaration de l’état d’urgence de la Nouvelle-Écosse interdit les rassemblements de plus de 5 personnes. Même si votre assemblée comprendra moins de 5 personnes, il sera difficile de maintenir une distanciation sociale appropriée entre les personnes.

La Loi sur les associations coopératives aborde la question de l’assemblée générale annuelle (AGA). La coopérative doit tenir une AGA au plus tard quatre mois après la fin de chaque exercice financier (voir la Loi sur les coopératives, article 30). Tous les renouvellements du registre des sociétés de capitaux, qui se font habituellement en mars, avril et mai, ont été prolongés au 30 juin 2020. Cela comprend la déclaration de fin d’année à l’inspectrice des coopératives pour les coopératives d’habitation.

Les services en personne au Registre des sociétés de capitaux sont suspendus jusqu’à nouvel ordre. Toutefois, vous pouvez envoyer des formulaires signés par la poste, par télécopieur et par courriel. Les signatures à l’« encre fraîche » ne sont pas nécessaires pour le moment. Les paiements par carte de crédit peuvent être effectués par télécopieur ou par téléphone.

  • Inspectrice des coopératives, Nouvelle-Écosse
  • Audrey Gay, inspectrice des coopératives
  • (902) 424-6154
  • audrey.gay@novascotia.ca

Si l’accord d’exploitation de votre coopérative relève du programme SHARP, communiquez avec Housing Nova Scotia.

Réunions du conseil d’administration

Même si les réunions du conseil d’administration seront moins nombreuses que les assemblées des membres, vous devriez envisager, pendant la pandémie, si votre conseil d’administration compte plus de cinq personnes, de ne pas tenir de réunions du conseil d’administration en personne. Pour les coopératives d’habitation de la Nouvelle-Écosse, les administrateurs peuvent tenir des réunions du conseil d’administration par voie électronique avec des moyens tels que la conférence téléphonique ou le chat vidéo par ordinateur si les règlements de la coopérative l’autorisent. C’est le moyen privilégié pour mener les affaires nécessaires du conseil d’administration pendant cette période.

Pour programmer une réunion électronique, les services aux coopératives de la Nouvelle-Écosse de la FHCC recommandent de traiter les points prioritaires à l’ordre du jour et de limiter la durée des réunions à une heure au maximum. Pendant la pandémie, il serait utile que le conseil d’administration organise de courtes réunions électroniques hebdomadaires ou bihebdomadaires pour discuter des questions urgentes

Exigences de déclarations pour le programme SHARP

Beaucoup de coopératives ont obtenu un financement dans le cadre du programme SHARP. Ce financement est assorti d’exigences de déclarations très spécifiques, notamment l’approbation du budget. Si vous n’êtes pas en mesure de satisfaire à ces exigences, la FHCC vous recommande de communiquer avec le bureau régional de Housing Nova Scotia.

Soutiens additionnels

  • Housing NS reportera tous les paiements d’hypothèques et de prêts dûs pour avril, mai et juin 2020. Cela comprend les prêts consentis aux coopératives dans le cadre de l’accord sur le logement social (LLS), les prêts directs de Housing NS et les prêts du fonds. Les coopératives qui ne souhaitent pas participer au report automatique des paiements hypothécaires doivent communiquer le bureau régional de Housing NS pour prendre les dispositions nécessaires ; la date limite pour le faire est le 15 avril.

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