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COVID-19 et les coopératives d’habitation en Saskatchewan

Publié le 31 mars, 2020

Mis à jour le 30 juin 2020

Voici certains renseignements spécifiques à la province de la Saskatchewan. Des membres du personnel de la FHCC sont là pour répondre à vos questions concernant les activités des coopératives touchées par la COVID-19. Si vous avez des questions ou si vous avez besoin d’aide pour résoudre un problème, veuillez nous appeler à (204) 947-5411 ou 1-888-591-3301 ou nous envoyer un courriel à bhamilton@fhcc.coop.

État d’urgence

La Saskatchewan a déclaré l’état d’urgence le 18 mars. Elle a été prolongée aux deux semaines et elle est actuellement en vigueur jusqu’au 22 juin.

La Saskatchewan a annoncé le Plan de réouverture de la Saskatchewan. Ce Plan renferme des directives sur les procédures de distanciation sociale et de désinfection pour les commerces de détail qui peuvent être utiles pour les bureaux des coopératives. Les coopératives peuvent également choisir de reporter l’ouverture de leur bureau à une phase ultérieure. La phase 3 du Plan de réouverture permet actuellement d’organiser des rassemblements publics de 15 personnes à l’intérieur et de 30 personnes à l’extérieur. La phase 4, qui n’a pas encore débuté, permettra des réunions à l’intérieur allant jusqu’à 30 personnes. Continuez de consulter le lien ci-dessus pour vérifier l’annonce de la phase 4.

Expulsions

La Saskatchewan a annoncé le 26 mars que la Direction de la location à usage d’habitation ne procèdera plus aux expulsions non urgentes (par exemple pour non-paiement de loyer). Elle recommande aux coopératives de se conformer à l’esprit de cette déclaration et de geler les résiliations et les expulsions de membres liées au non-paiement des droits d’occupation. Les expulsions liées à des activités illégales ou pour des raisons de santé et de sécurité peuvent encore avoir lieu.

Questions concernant les employeurs

La Saskatchewan a modifié sa Loi sur l’emploi en supprimant l’exigence de présenter une note du médecin pour obtenir un congé lié à la COVID-19.

La Saskatchewan a également produit une FAQ sur les congés concernant la COVID-19, que vous pouvez télécharger ici.

La Saskatchewan a également annoncé un programme de soutien pour l’isolement volontaire (450 $/semaine jusqu’à concurrence de deux semaines) pour les personnes qui doivent s’auto-isoler, mais qui ne sont pas admissibles aux programmes fédéraux ou qui n’ont pas droit à un congé payé par l’employeur.

Assemblées des membres

Nous conseillons aux coopératives de la Saskatchewan de ne pas tenir d’assemblées des membres pour le moment.. Même si votre assemblée comprendra moins de 10 personnes, il sera difficile de maintenir une distanciation sociale appropriée entre les personnes.

La Loi sur les coopératives prévoit que la coopérative doit tenir une assemblée générale annuelle (AGA) dans les six mois suivant la fin de l’exercice financier (voir la Loi sur les coopératives, article 103). Ce même article permet aux administrateurs d’envoyer une lettre au registraire demandant l’autorisation de tenir l’assemblée à une date ultérieure. Si votre coopérative tiendrait normalement son AGA bientôt, nous vous recommandons d’envoyer une telle lettre pour demander l’autorisation de reporter votre AGA à septembre. Envoyez la lettre en remplissant ce formulaire. Cochez l’option pour l’extension de réunion des membres dans la partie 2 du formulaire. Si vous avez besoin d’aide pour rédiger cette lettre, communiquez avec le personnel de la FHCC.

Les membres peuvent recevoir les états financiers vérifiés et nommer le vérificateur à une date ultérieure, lorsque vous serez en mesure de tenir votre assemblée générale en toute sécurité. Si vous élisez généralement vos administrateurs à votre AGA, votre conseil d’administration actuel restera en fonction jusqu’à l’élection de leurs successeurs lors de l’AGA lorsque vous serez en mesure de la tenir.

La SCA a annoncé que le gouvernement de la Saskatchewan vient de créer la possibilité pour les coopératives de tenir des assemblées générales annuelles virtuelles. À moins que les règlements ou les articles constitutifs de la coopérative ne l’interdisent, une assemblée générale annuelle peut maintenant être tenue par des moyens téléphoniques, électroniques ou autres, à condition que tous les participants puissent communiquer adéquatement entre eux durant l’assemblée. Les détails concernant les méthodes qui satisfont à cette norme seront annoncés sous peu. Veuillez consulter le personnel de la FHCC pour en savoir plus à ce sujet.

Qu’en est-il des réunions budgétaires?

Le même conseil est valable. Ne tenez pas de réunion budgétaire pour le moment. En Saskatchewan, la Loi sur les coopératives n’exige pas que le budget soit approuvé par les membres (bien que les règlements de la coopérative puissent spécifier autrement).

Si la coopérative ne peut pas tenir d’assemblée générale de ses membres pour approuver le budget, elle peut tout de même présenter le budget ou une estimation de la subvention avec une note à l’organisme de réglementation. Cette note peut préciser que les membres n’ont pas approuvé le budget au moment de sa présentation en raison des mesures de lutte contre la pandémie de COVID-19. Bien entendu, le conseil d’administration doit approuver le budget avant qu’il ne soit soumis à l’organisme de réglementation. Vous pouvez envisager de tenir une réunion du conseil par voie électronique pour approuver le budget (voir Réunions du conseil d’administration).

Réunions du conseil d’administration

Même si les réunions du conseil d’administration seront moins nombreuses que celles des membres, vous pourriez envisager, pendant la pandémie, de tenir des réunions virtuelles du conseil d’administration. Pour les coopératives d’habitation de la Saskatchewan, les administrateurs peuvent tenir des réunions du conseil d’administration par voie électronique avec des moyens tels que la conférence téléphonique ou le chat vidéo par ordinateur (voir l’article 77 de la Loi). C’est le moyen privilégié pour mener les affaires nécessaires du conseil d’administration pendant cette période.

Pour programmer une réunion électronique, la FHCC recommande de traiter les points prioritaires à l’ordre du jour et de limiter la durée des réunions à une heure au maximum (la plateforme de vidéoconférence Zoom est gratuite pour les réunions de 40 minutes ou moins). Pendant la pandémie, il serait utile que le conseil d’administration organise de courtes réunions électroniques hebdomadaires ou bihebdomadaires pour discuter des questions urgentes.

Crown Utilities

La Saskatchewan a annoncé que l’entreprise Crown Utilities offrira des programmes qui permettront aux ménages touchés par la COVID-19 de reporter de six mois le paiement de leurs factures de services publics sans aucun intérêt. Celles-ci comprennent : Assurance gouvernementale Saskatchewan, SaskTel, SaskPower et SaskEnergy.


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