Programme de gestion des risques

Les coopératives qui participent à notre programme de gestion des risques pour la première fois commencent par la phase un. Les coopératives qui ont déjà terminé la phase un peuvent trouver des informations sur la phase deux ci-dessous.

Table des matières

Nous sommes heureux de lancer phase 2 de notre Programme de gestion des risques
Phase 2
Phase 1
Phase 3
Nouvelles importantes concernant une remise sur votre taux d’assurance
L’aide est à portée de main !

Nous sommes heureux de lancer phase 3 de notre Programme de gestion des risques

Les risques courants en matière d’assurance et de sécurité se retrouvent dans toutes les coopératives. Beaucoup sont causés par les membres; il est possible d’en prévenir la plupart. Si ces risques ne sont pas recensés et gérés, le nombre de réclamations d’indemnisation adressées à votre compagnie d’assurance peut augmenter rapidement, et le coût de la gestion de ces demandes continuera à croître. Cela demande du temps et de l’argent et peut avoir un effet très négatif sur la viabilité à long terme de votre coopérative, ainsi que sur la sécurité de votre communauté coopérative. Il est plus facile et plus rentable pour une coopérative de disposer d’un plan de gestion des risques et de le respecter systématiquement que de devoir gérer des crises ou des situations inattendues.

La gestion des risques est un processus continu qui comprend le recensement, l’analyse et la
résolution des risques qui pourraient avoir une incidence sur votre coopérative. Il s’agit d’une approche proactive pour prévenir une perte coûteuse pour votre coopérative. Une gestion efficace des risques peut également permettre à votre coopérative de réduire la possibilité qu’un risque se produise et l’ampleur de son incidence potentielle.

La gestion des risques est un effort de collaboration qui inclut toutes les personnes impliquées dans votre coopérative – votre personnel ou votre gestionnaire, les membres de votre conseil d’administration et tous vos membres – afin de recenser rapidement les risques et de travailler à leur réduction ou à leur élimination.

Un plan annuel de gestion des risques est important pour l’ensemble du programme d’assurance commerciale. Les demandes d’indemnisation ainsi que les coûts augmentent. Il est important que toutes les coopératives qui participent au programme d’assurance de la FHCC participent à la réduction du nombre de réclamations afin de maintenir les taux d’assurance et les primes à un niveau bas et de préserver la viabilité du programme.

Le nouveau programme est conçu pour vous fournir les renseignements et les outils dont vous avez besoin pour élaborer un programme annuel de gestion des risques pour votre coopérative d’habitation qui prend moins de temps et qui fait participer tout le monde au processus. Le programme s’étend sur une période de trois ans afin de donner à votre conseil d’administration et à votre direction le temps nécessaire pour intégrer la gestion des risques dans les activités quotidiennes de votre coopérative.

Première phase

Au cours de la première phase du programme, nous travaillerons avec vous et votre conseil d’administration pour bien comprendre ce que signifie la gestion des risques. Nous voulons que vous vous engagiez dans le programme et que vous assigniez une personne-ressource au sein du conseil d’administration qui travaillera avec le personnel au fur et à mesure de l’élaboration du programme. Nous voulons que votre conseil d’administration comprenne les éléments de base de la gestion des risques et les avantages pour votre coopérative lorsque vous mettez en oeuvre de bonnes pratiques de gestion des risques.

La première phase comprendra :

un engagement sous la forme d’une résolution de votre conseil d’administration à participer au Programme de gestion des risques pour les première et deuxième phases
des séances de formation pour votre conseil d’administration afin qu’il puisse apprendre ce que signifie la gestion des risques et son importance pour le bon fonctionnement de votre coopérative
une auto-évaluation par le conseil d’administration pour savoir quelles activités de gestion des risques vous entreprenez actuellement dans votre coopérative.

Voici comment fonctionne la première année :

PREMIÈRE ÉTAPE – Résolution du conseil d’administration

Avoir une discussion avec le conseil d’administration et approuver la résolution, et mentionner :

les deux personnes-ressources pour la coopérative (personnel et conseil d’administration)
l’engagement envers la formation du conseil d’administration
l’engagement de remplir l’outil d’auto-évaluation du conseil d’administration
l’engagement à réaliser les activités décrites pour la deuxième année.

Vous trouverez la résolution ici

Retournez la résolution signée à la FHCC, par courriel à Owen Carnahan, coordonnateur des assurances et de la gestion des risques, à ocarnahan@fhcc.coop, afin que nous puissions consigner l’engagement de votre coopérative envers le programme de gestion des risques.

Remarque : Si le conseil d’administration n’est pas en mesure de signer la résolution avant la date du webinaire, ne vous inquiétez pas : vous pouvez l’envoyer à tout moment avant la date limite de la remise du 15 septembre 2024.

DEUXIÈME ÉTAPE – Webinaire sur la gestion des risques

Inscrivez-vous au webinaire intitulé Gestion des risques – Qu’est-ce que cela signifie et pourquoi est-ce important ?

Il est très important de comprendre à quel point la gestion des risques est cruciale pour votre coopérative alors que vous commencez à élaborer un programme annuel de gestion des risques. Dans ce webinaire d’une heure, nous expliquerons ce qu’est la gestion des risques et ce qu’elle signifie pour les membres de votre coopérative. Nous discuterons des éléments essentiels d’un programme de gestion des risques et de la façon de mobiliser votre conseil d’administration et vos membres afin d’identifier les risques évitables dans votre coopérative pour rendre votre communauté coopérative plus sûre.

La FHCC enregistrera la présence de votre coopérative au webinaire afin de satisfaire à cette exigence de participer au Programme de gestion des risques. Une majorité des membres de votre conseil d’administration doivent être présents.

NOUVEAU! Cours en ligne : La formation sur la gestion des risques est désormais disponible partout et à tout moment sous la forme d’un cours en ligne autoguidé. Pour vous inscrire, visitez le site https://chfcanada.talentlms.com/ et cliquez sur « S’inscrire » au bas de la page. Vous pourrez y créer un compte et recevrez ensuite un courriel de vérification du compte. Une fois votre compte vérifié, vous pourrez vous inscrire et suivre le cours.

Le cours dure environ 30 minutes.

TROISIÈME ÉTAPE – Auto-évaluation de la gestion des risques par le conseil d’administration

Après avoir assisté au webinaire, nous vous demanderons d’avoir une discussion lors d’une réunion du conseil d’administration sur ce que vous avez appris et sur la façon dont la gestion des risques s’applique dans votre coopérative. Cela devrait amorcer la conversation au niveau du conseil d’administration sur ce que la gestion des risques signifie pour votre coopérative et sur les activités que votre coopérative exerce actuellement. Elle fournira également une structure pour discuter d’idées afin d’identifier et de prévenir les risques, ainsi que pour faire participer vos membres au processus.

En utilisant les renseignements d’inscription au webinaire, nous vous enverrons un lien menant à l’enquête d’auto-évaluation qui renfermera quelques brèves questions sur vos pratiques actuelles de gestion des risques. Nous vous enverrons également un Guide de facilitation et un lien vers un sondage avec quelques questions de discussion pour que votre conseil d’administration commence à parler de la gestion des risques dans votre coopérative.

Il ne faudra qu’environ une demi-heure à votre conseil d’administration pour participer à ce sondage et répondre aux questions.

La FHCC téléchargera les réponses de votre coopérative au sondage d’auto-évaluation afin de répondre à cette exigence de participation au programme de gestion des risques.

Phase 2

Lors de la phase 2, nous nous appliquerons à adapter les bases du plan de gestion des risques selon la façon dont vous gérez votre coopérative et vous aiderons à élaborer un plan complet de gestion des risques spécialement conçu pour vous. Nous vous fournirons un modèle de plan ainsi que des ressources et des outils pédagogiques supplémentaires. Nous voulons également impliquer les membres de votre coopérative pour nous assurer qu’ils comprennent l’importance de la gestion des risques pour eux et qu’ils apprennent quel est leur rôle pour faire du plan un succès et de leur communauté un lieu de vie plus sûr.

La phase 2 comprendra les mesures suivantes :

Un engagement sous la forme d’une résolution de votre conseil d’administration à participer au Programme de gestion des risques pour la phase 3;
Des séances de formation pour votre conseil d’administration et pour vos membres;
Les listes de vérification des logements doivent être remplies pour la moitié du nombre de logements de votre coopérative et envoyées à la FHCC avec un plan pour remédier aux risques graves recensés;
Une participation de la majorité des membres de votre conseil d’administration à un webinaire qui propose une formation sur un modèle de formation annuelle à la gestion des risques, qui peut ensuite être appliqué dans votre propre coopérative.

Voici comment se déroulera la phase 2

Résolution du conseil

Tenir une discussion au niveau du conseil d’administration et approuver
la résolution, y compris :
• Mention des deux personnes-ressources de la coopérative (personnel et conseil d’administration)
• L’engagement en faveur de la formation du conseil d’administration
• L’engagement de réaliser les activités décrites pour la phase 3

Vous trouverez la résolution ici

Envoyez la résolution signée à la FHCC à Owen Carnahan, coordonnateur de l’assurance et de la gestion des risques, à l’adresse courriel suivante ocarnahan@fhcc.coop afin que nous
puissions enregistrer l’engagement de votre coopérative envers le Programme de gestion des risques.

Module d’apprentissage en ligne sur la gestion des risques

Au cours de cette séance de formation d’une heure, vous apprendrez tout ce qu’il faut savoir pour remplir les exigences de la phase 2 du nouveau Programme de gestion des risques. Nous aborderons la résolution du conseil d’administration de cette année, la liste de contrôle des inspections, un modèle pour créer un plan de gestion des risques et la formation des membres. Tout au long du processus, nous vous donnerons des conseils pratiques pour que vous économisiez du temps et de l’énergie.

APPRENEZ À VOTRE RYTHME grâce au module d’apprentissage en ligne

Nous avons développé un module d’apprentissage en ligne qui contient les mêmes renseignements que le webinaire et que les membres du conseil peuvent suivre chez eux, selon leur emploi du temps.

L’inscription est simple et rapide et vous aurez immédiatement accès au module.

Inscrivez-vous et accédez au module ici : module d’apprentissage en ligne

La FHCC enregistrera la participation de votre coopérative au webinaire ou au module d’apprentissage en ligne afin de satisfaire à cette exigence pour participer au Programme de gestion des risques. La majorité des membres de votre conseil d’administration doit assister à l’un ou à l’autre.

Pour vous inscrire, visitez le site https://chfcanada.talentlms.com/ et cliquez sur «S’inscrire» au bas de la page. Vous pourrez y créer un compte et recevrez ensuite un courriel de vérification du compte. Une fois votre compte vérifié, vous pourrez vous inscrire et suivre le cours. Le cours dure environ 30 minutes.

Listes de contrôle

L’inspection des logements est un moyen très efficace de prévenir les risques qui pourraient entraîner des dommages et des réclamations coûteuses, sans parler de la sécurité de vos membres. Il est très important de mobiliser les membres dans cette activité pour comprendre leur rôle dans un plan annuel de gestion des risques.

Nous savons que l’inspection des logements demande du temps et des efforts. C’est pourquoi nous demandons que seulement la moitié des logements soit inspectée cette année. Nous espérons que cela facilitera un peu le respect de cette exigence, la vérification des logements et la prévention de ces réclamations!

Vous pouvez également cliquer ici pour en trouver une copie de Listes de contrôle. Nous avons également inclus des renseignements utiles sur les risques et les raisons pour lesquelles il est important de les corriger.

Formation des membres

La meilleure façon de mobiliser les membres dans un plan de gestion des risques est de les renseigner sur l’importance de la gestion des risques et sur ce qu’ils peuvent faire pour garder leur communauté coopérative en sécurité et sans réclamation.

Cette trousse comprend un dépliant à distribuer à tous vos membres et une affiche à placer sur votre tableau d’affichage.

Nous vous demandons également d’offrir une formation sur la gestion des risques lors d’une réunion de tous les membres et de fournir aux membres les renseignements que le conseil d’administration a tirés du webinaire et du modèle de gestion des risques.

Nous suggérons également à vos membres de s’inscrire au module d’apprentissage en ligne fourni au conseil, qui explique ce que signifie la gestion des risques et pourquoi elle est importante pour votre coopérative. Vous pouvez trouver le lien pour vous inscrire ci-dessous: chfcanada.talentlms.com. Veuillez l’envoyer à tous les membres afin qu’ils puissent examiner le module à leur rythme.

Modèle de plan de gestion des risques

Le modèle de plan de gestion des risques est un outil très important que nous vous fournirons afin de préparer votre propre plan de gestion des risques. Au cours du webinaire ou du module d’apprentissage en ligne, nous vous montrerons le modèle que nous avons élaboré en collaboration avec nos partenaires de Co-operators.

Ce modèle est très facile à utiliser; lorsque vous l’utiliserez pour élaborer votre propre plan, vous verrez une partie où noter les risques que vous avez découverts ou les réparations qui doivent être effectuées dans votre coopérative. Vous pourrez également l’imprimer et disposer d’un calendrier pratique d’entretien et de réparation.

Lors de cette phase, nous vous montrons le modèle et son fonctionnement. Nous vous encourageons vivement à l’utiliser et à discuter de la façon dont il peut être adapté à votre propre coopérative. Vous utiliserez ce modèle pour préparer votre propre plan de gestion des risques, qui sera une exigence pour la participation à la phase 3 du nouveau Programme de gestion des risques

Le modèle de plan de gestion des risques – cliquer ici.

Phase 3

Dans le cadre de la phase 3, la coopérative procédera à l’inspection d’un tiers de ses logements (33 %) et utilisera la formation, l’évaluation des pratiques actuelles et les résultats de l’inspection des logements pour élaborer son propre plan de gestion des risques. La FHCC offre de la formation et un modèle pour vous guider dans le processus. Nous sommes également à votre disposition pour fournir une aide supplémentaire au besoin. La coopérative continue de bénéficier de la réduction pour la gestion des risques en mettant à jour son plan chaque année. Si votre coopérative dispose déjà d’un plan de gestion des risques, celui-ci peut être utilisé pour répondre à cette exigence.

La phase 3 comprendra les mesures suivantes :

Un engagement sous la forme d’une résolution de votre conseil d’administration à participer au Programme de gestion des risques pour la phase 3.
Une participation de certains des membres du conseil d’administration de votre coopérative à un webinaire ou à un cours en ligne qui propose une formation sur un questionnaire ou un modèle de plan annuel de gestion des risques, qui peut être ensuite appliqué à votre propre coopérative.
Les listes de contrôle des logements logements à remplir pour un tiers du nombre de logements de votre coopérative. (Remarque : Les listes de contrôle n’ont pas besoin d’être retournées à la FHCC cette année. Tout risque majeur repéré lors des inspections de la phase 3 doit être consigné dans le plan de gestion des risques.)
Le modèle de plan de gestion des risques à remplir qui servira à la création d’un document que la coopérative pourra utiliser pour assurer le suivi des risques qu’elle a pu repérer.

Voici comment se déroulera la phase 3

Résolution du conseil

Tenir une discussion au niveau du conseil d’administration et approuver la résolution, y compris :

Noter les deux personnes-ressources de la coopérative (personnel et conseil d’administration)
L’engagement en faveur de la formation du conseil d’administration
L’engagement de réaliser les activités décrites pour la phase 3

Vous trouverez la résolution ici

Module d’apprentissage en ligne sur la gestion des risques

Programme de gestion des risques : Lancez votre propre plan annuel de gestion des risques.

Au cours de cette séance de formation d’une heure, vous apprendrez tout ce qu’il faut savoir pour remplir les exigences de la phase 3 du Programme de gestion des risques. Nous aborderons la résolution du conseil d’administration de cette année, la liste de contrôle des inspections, un modèle pour créer un plan de gestion des risques et la formation des membres.

Tout au long du processus, nous vous donnerons des conseils pratiques pour que vous économisiez du temps et de l’énergie.

La participation à un atelier en personne sur la gestion des risques, comme celui qui a eu lieu à l’assemblée annuelle de la FHCC, comptera pour l’achèvement de la phase 2 ou de la phase 3 de la composante d’apprentissage et de formation du programme de gestion des risques.

APPRENEZ À VOTRE RYTHME grâce au module d’apprentissage en ligne

Nous avons créé un module d’apprentissage en ligne qui contient les mêmes renseignements que le webinaire et que les membres du conseil peuvent suivre chez eux, selon leur emploi du temps.

L’inscription est simple et rapide et vous aurez immédiatement accès au module.

Inscrivez-vous et accédez au module ici : https://chfcanada.talentlms.com.

Listes de contrôle

Formation des membres

Une autre excellente façon de faire participer vos membres à la gestion des risques est de proposer une formation à la gestion des risques lors de toutes les réunions des membres, ainsi que des mises à jour sur les efforts de gestion des risques de la coopérative

Nous suggérons également à vos membres de s’inscrire au module d’apprentissage en ligne fourni au conseil, qui explique ce que signifie la gestion des risques et pourquoi elle est importante pour votre coopérative. Vous pouvez trouver le lien pour vous inscrire ici : chfcanada.talentlms.com. Veuillez l’envoyer à tous les membres afin qu’ils puissent examiner le module à leur rythme.

Modèle de plan de gestion des risques

Le modèle de plan de gestion des risques est un guide que votre coopérative peut utiliser pour préparer son propre plan annuel de gestion des risques. Au cours du webinaire ou du module d’apprentissage en ligne, nous vous montrerons le modèle que nous avons élaboré en collaboration avec nos partenaires de Co-operators.

Lors de cette phase, nous vous montrons le modèle et son fonctionnement, dans le cadre de la séance de formation. Nous vous encourageons vivement à l’utiliser et à discuter de la façon dont il peut être adapté à votre propre coopérative. Vous utiliserez ce modèle pour préparer votre propre plan de gestion des risques, qui est une exigence pour la participation à la phase 3 du Programme de gestion des risques.

Nouvelles importantes concernant une remise sur votre taux d’assurance

La participation au Programme de gestion des risques donnera lieu à un rabais pour toutes les coopératives qui participent au nouveau Programme de gestion des risques. Ainsi, votre coopérative peut rester en sécurité, prévenir les risques et économiser de l’argent.

Les coopératives qui terminent, d’ici le 15 septembre 2024, les activités requises pour la participation à la première année, décrites ci-dessous, recevront une remise de 5 % sur leur taux d’assurance.

La gestion des risques est importante et notre objectif est d’amener le plus grand nombre possible de coopératives à participer à notre nouveau Programme de gestion des risques afin qu’elles puissent élaborer des pratiques de gestion des risques dans leurs propres coopératives et identifier et corriger les risques qui sont évitables. Plus vous éliminerez de risques, plus vous contribuerez à réduire les primes pour vous et les autres coopératives de notre Programme d’assurance commerciale.

La date limite pour remplir et retourner la documentation et exécuter les activités de la première année afin de bénéficier de la remise est le 15 septembre 2025.

L’aide est à portée de main !

Nous savons que ce processus est nouveau et nous sommes là pour vous aider à chaque étape.

Owen Carnahan, notre coordonnateur, Assurance et gestion des risques, est affecté au Programme de gestion des risques et il soutient les coopératives tout au long du processus. Si vous avez des questions, n’hésitez pas à lui envoyer un courriel ou à l’appeler:

Owen Carnahan

ocarnahan@fhcc.coop | 613-230-2201, poste 236