Adhérer au Programme

Demandez au conseil d’administration de votre coopérative de signer une résolution chaque année pour adhérer au Programme de gestion des risques. Vous pouvez confirmer l’engagement de votre coopérative à l’égard du Programme de gestion des risques en remplissant le court formulaire en ligne qui se trouve ici.

Téléchargez le modèle de résolution que votre coopérative peut utiliser.

Réaliser l’auto-évaluation de la coopérative

Utilisez l’auto-évaluation de la gestion des risques de la FHCC pour déterminer les activités que vous menez actuellement pour assurer la sécurité et la solidité de votre coopérative. Cliquez ici pour accéder à l’auto-évaluation de la gestion des risques par le conseil d’administration. Le sondage dure 30 minutes.

Participer à la formation sur les coopératives

L’éducation est essentielle pour comprendre les raisons pour lesquelles la gestion des risques est si importante pour le bien-être et la viabilité de votre coopérative. La première étape consiste à expliquer au conseil d’administration ce que signifie la gestion des risques et les raisons pour lesquelles elle est importante. Cela devrait inciter le conseil d’administration à mettre en œuvre un plan de gestion des risques pour la coopérative.

La deuxième étape consiste à sensibiliser les membres. Ils doivent également comprendre ce que signifie la gestion des risques et les raisons pour lesquelles elle est importante pour eux. Sinon, ils ne se mobiliseront pas et risqueront d’ignorer les risques dans leurs logements qui pourraient entraîner des réclamations ou causer des blessures.

Pour le programme de gestion des risques, les membres de votre coopérative peuvent suivre un cours en ligne à leur propre rythme : Gestion des risques : qu’est-ce que c’est, et pourquoi est-ce important? Le cours dure de 30 à 45 minutes.

Ou participez à un prochain webinaire!

Au cours de cette séance de formation d’une heure, vous apprendrez tout ce que vous devez savoir pour satisfaire aux exigences du Programme de gestion des risques de la FHCC. Nous aborderons la résolution du conseil d’administration de cette année, la liste de contrôle des inspections, un modèle pour créer un plan de gestion des risques et la formation des membres. Tout au long du processus, nous vous donnerons des conseils pratiques pour que vous économisiez du temps et de l’énergie.

Planifier les inspections de logements

Les inspections annuelles des logements et des aires communes sont l’outil le plus important pour aider à déterminer les risques qui pourraient entraîner des dommages et des réclamations coûteuses, mais elles peuvent aussi être utilisées pour recueillir de précieux renseignements sur l’entretien de votre propriété. Il est facile d’ignorer les petits problèmes du quotidien qui peuvent nous mettre en danger et mettre en danger notre famille et nos voisins. La plupart de ces risques peuvent être évités par des vérifications visuelles régulières et un peu d’entretien.

En prenant le temps de cerner un problème à un stade précoce, vous avez la possibilité d’agir et de le rectifier avant qu’il ne devienne plus important. En prenant ces mesures préventives, vous pouvez contribuer à éviter du stress et à économiser du temps et de l’argent que vous auriez dépensé autrement. Cela peut faire la différence entre embaucher un entrepreneur pour consolider un mur et devoir en embaucher un pour le reconstruire entièrement!

Nous savons que les inspections exigent du temps et des efforts. C’est pourquoi seul le tiers des logements doivent être inspectés chaque année.

Utilisez la liste de contrôle pour l’inspection de la FHCC pour aider votre coopérative.
Cliquez ici pour obtenir la liste de contrôle pour l’inspection des logements. (L’inspection d’un logement devrait prendre de trois à cinq minutes.) (lien vers la copie réelle de la liste de contrôle)

Si votre coopérative effectue ses propres inspections de logements avec ses propres listes de contrôle, vous n’avez pas besoin de suivre nos listes de contrôle de gestion des risques en plus des vôtres. Nous ne voulons pas que vous effectuiez ces vérifications en double.

Soumettez l’attestation d’inspection de vos logements.

Logiciel d’inspection

Afin de faciliter le suivi de l’entretien préventif, envisagez d’utiliser un logiciel d’inspection pour prendre des notes, consigner les dommages et faire le suivi de l’entretien. Comme de nombreux logiciels d’inspection vous permettent de personnaliser les questions des formulaires, vous pouvez adapter le logiciel aux besoins particuliers de votre coopérative.

Logement; logiciel d’inspection des logements et des bâtiments CityReporter, promu par Co-op Cost Cutters.

Créer un plan annuel de gestion des risques

Utilisez les inspections de logements que vous avez effectuées et ce que vous avez appris pour créer un plan de gestion des risques à l’aide de notre outil en ligne, qui vous guidera pas à pas afin de faire le suivi des risques repérés dans la propriété et des mesures prises pour y remédier. Un plan de gestion des risques permet :

• À votre coopérative d’inspecter les espaces communs et les logements à la recherche de risques évitables;
• De regrouper tous vos renseignements en un seul endroit afin de disposer d’une liste pratique de tous les risques découverts;
• À votre coopérative de réfléchir au moment où ces risques seront corrigés et aux personnes qui s’en chargeront;

Le plan peut être revu périodiquement pour ajuster le traitement des risques conformément au plan et garantir la participation des membres, ce qui est essentiel à la réussite de tout plan de gestion des risques.

La FHCC effectuera quelques vérifications ponctuelles pour valider et soutenir la participation au programme.

Le conseil d’administration doit :

Ils fixent les objectifs de la coopérative et sont responsables du processus de décision au moment de clore les activités de gestion des risques. Le conseil d’administration doit désigner une personne chargée de superviser le travail de gestion des risques dans la coopérative.

Le conseil d’administration doit également s’engager à intégrer la gestion des risques dans les activités de la coopérative et veiller à ce que les membres soient informés des avantages qu’ils tireront de la sensibilisation aux risques dans leurs logements.

Le conseil d’administration doit également s’engager à intégrer la gestion des risques dans les activités de la coopérative et à veiller à ce que les membres soient informés des avantages qu’ils retireront d’une sensibilisation aux risques au sein de leur propre logement.

Le conseil d’administration doit :

• Veiller à ce qu’un plan de gestion des risques soit en place;
• Fournir les ressources et le soutien nécessaires à la mise en œuvre du plan au personnel et aux gestionnaires;
• Recevoir les rapports de la direction sur les activités de gestion des risques;
• S’engager dans une planification à long terme;
• Communiquer avec les membres et les informer ou susciter leur participation.

Les membres du personnel

Les membres du personnel sont responsables de gérer les activités quotidiennes de la coopérative. Ils mettent en œuvre les décisions prises par le conseil d’administration et réalisent les activités quotidiennes, y compris celles liées à la gestion des risques.

Le personnel doit :

• Effectuer des inspections des logements de la propriété et remplir des listes de contrôle liées à la gestion des risques;
• Être les premières personnes à cerner et à évaluer les risques et à en déterminer la cause;
• Fournir des rapports sur la gestion des risques au conseil d’administration;
• Effectuer l’entretien et les réparations nécessaires;
• Veiller à ce que les inspections prévues (p. ex. détecteurs de fumée, alarmes incendie) soient effectuées.

Voici quelques-uns des avantages d’un contrat d’entretien pour votre coopérative :

Stress, problèmes de santé mentale, deuil et perte.

• En choisissant un fournisseur extérieur à votre coopérative, vous pouvez faire appel à des experts qui comprennent l’équipement et fournissent une qualité de service que vous ne pourriez pas égaler. Cela permet à votre direction et à votre personnel de consacrer leur temps et leurs ressources à d’autres activités de votre coopérative.
• Les accords d’entretien et de services peuvent également contribuer à réduire la responsabilité juridique de votre coopérative. Assurez-vous que votre contrat d’entretien ou de services est conclu avec un professionnel qui dispose de ses propres assurances pour être couvert en cas d’accident.

Principales causes des sinistres :

• Réclamations pour dommages causés par un incendie : Les sinistres liés au tabagisme étaient la principale cause des incendies.
• Réclamations pour dommages causés par l’eau : Les principaux facteurs contribuant au nombre et à l’importance des réclamations relatives aux dégâts d’eau comprennent les fuites d’eau dans les conduites d’alimentation, les tuyaux endommagés par le gel et les débordements d’installations sanitaires.
• Réclamations liées aux conditions météorologiques : Il est très difficile de prévenir les dommages causés par une tempête. Cependant, le fait de savoir que des pertes liées aux phénomènes météorologiques se produiront permet aux coopératives de se préparer et de prendre des mesures pour aider à réduire le montant des dommages qui peuvent découler d’inondations ou de tempêtes de vent.

Un bon plan de gestion des risques peut :

• Prévenir les pertes;
• Réduire les répercussions d’une perte qui ne peut être évitée;
• Préparer votre coopérative à faire face à des situations difficiles à la suite d’un sinistre.

Vous pouvez contribuer à rendre l’environnement de votre coopérative plus sûr.